Van eerste lead tot getekend contract
En alles wat daarna nog komt.
In de bedrijfsmakelaardij gaat het zelden om één eenvoudige transactie. Je hebt te maken met complexe deals, meerdere partijen per object, lange doorlooptijden en portefeuilles die constant in beweging zijn. De meeste kantoren runnen dat op een combinatie van Realworks, losse Excelsheets en e-mail. Effytool brengt dat samen in één systeem dat is ingericht op jouw manier van werken.
sneller factureren
rapportages
implementatietijd
Dit zijn de klachten die we het vaakst horen van BOG-kantoren:
Deals lopen door meerdere systemen tegelijk
Objectinformatie in Realworks, communicatie in de mail, offertes in Word en dealvoortgang in een Excel. Per object werk je in vier systemen en geen één geeft je het complete beeld.
Geen grip op langlopende dealprocessen
Een BOG-deal kan maanden duren met tientallen contactmomenten, meerdere gegadigden en wisselende voorwaarden. Wie is nu aan zet? Wat is de laatste versie van het bod? Dat weet je pas na intern rondbellen.
Huurverlengingen en optiemomenten die je mist
Een huurcontract loopt af. De huurder verwacht dat jij proactief contact opneemt. Maar zonder een systeem dat dat bewaakt, kom je erachter als de huurder al een concurrent heeft gebeld.
Opdrachtgevers vragen om rapportages die je handmatig bouwt
Investeerders en eigenaren willen inzicht in hun portefeuille. Dat overzicht kloppen jullie elke keer handmatig bij elkaar uit meerdere bronnen. Tijdrovend en foutgevoelig.
Wat is Effytool voor bedrijfsonroerend goed?
Effytool is alles-in-één bedrijfssoftware voor BOG-kantoren waarin je verkoop, verhuur en beheer combineert in één systeem. Van de eerste lead tot het getekende contract, en van huurverlenging tot portefeuilleoverzicht voor je opdrachtgevers.
Niet jij past je aan de software aan. De software past zich aan jouw kantoor aan.
Wat Effytool voor jou doet
Effytool verbindt alle stappen van je proces in één workflow.
Object- en portefeuillebeheer
Elk object heeft een eigen dossier met alle bijbehorende informatie: documenten, tekeningen, huurcontracten, dealhistorie en betrokken partijen. Alles op één plek, altijd actueel.
- Documenten, plattegronden en contracten per object
- Meerdere opdrachten per object of eigenaar koppelbaar
- Volledig overzicht per klant én per pand met één klik
Automatische signalering
Effytool bewaakt je contractdata en stuurt automatisch een seintje bij naderende huurverlengingen, optiemomenten, bezichtigingsafspraken of openstaande opvolgacties. Jij hoeft er niets voor te onthouden.
- Signalering per object, huurder en adviseur instelbaar
- Automatische berichten naar klanten of collega’s
- Nooit meer een contractmoment of optiedatum missen
Deal- en pipelinemanagement
Volg elke deal van eerste interesse tot getekend contract. Per fase zie je wie betrokken is, wat er open staat en wanneer de volgende stap gezet moet worden. Voor verhuur én verkoop in hetzelfde systeem.
- Aparte processen voor verhuur, verkoop en beheer inrichten
- Meerdere gegadigden per object bijhouden
- Realtime inzicht in de status van elke deal
Realtime rapportages voor opdrachtgevers
Meer dan 300 standaard rapportages. Portefeuilleoverzichten, leegstandscijfers, dealvoortgang, omzetontwikkeling: allemaal realtime beschikbaar en exporteerbaar voor je opdrachtgevers.
- Portefeuilleoverzichten per eigenaar of investeerder
- Inzicht in doorlooptijden, conversie en omzet per adviseur
- Exporteerbaar naar Exact, AFAS of Visma
Digitaal ondertekenen
Huurovereenkomsten, koopcontracten en opdrachtbevestigingen gaan digitaal ter ondertekening, direct vanuit het dossier. Geen post heen en weer, geen vertraging door agenda’s van meerdere partijen.
- Direct vanuit Effytool versturen aan alle betrokken partijen
- Status realtime te volgen
- Ondertekend document automatisch opgeslagen in het dossier
Facturatie tot 85% sneller
Facturen worden automatisch klaargezet zodra een deal de juiste status bereikt. Bij overdracht, bij ondertekening, bij elke mijlpaal die jij definieert. Geen handmatige acties, geen vergeten rekeningen.
- Automatische koppeling aan dealstatus
- Integratie met Exact, AFAS en Visma
- Deelfacturen en voorschotnota’s instelbaar
Eén opdrachtgever, drie panden, tientallen partijen
Een BOG-kantoor heeft zelden te maken met één deal tegelijk. Je beheert meerdere objecten voor dezelfde opdrachtgever, hebt voor elk pand verschillende gegadigden, en moet tegelijkertijd het overzicht bewaken voor een investeerder die elk kwartaal een rapportage wil. Precies dat scenario is waar Effytool voor is gebouwd.
Stap 1: de opdracht
Een eigenaar geeft drie kantoorpanden in opdracht: twee ter verhuur, één ter verkoop. In Effytool krijgt elk pand een eigen dossier, gekoppeld aan de opdrachtgever. Alle documenten, plattegronden en contracten staan meteen op de juiste plek.
Stap 2: de leads
Geïnteresseerde huurders en kopers worden per object bijgehouden. Per gegadigde zie je de status, de contacthistorie en de openstaande acties. Wie wacht nog op een bezichtiging? Wie heeft een bieding gedaan? Alles in één overzicht.
Stap 3: de onderhandeling
Meerdere partijen tonen interesse in hetzelfde pand. Effytool houdt bij welke versie van het bod bij welke partij hoort, wie de laatste reactie heeft gegeven en wanneer de optie afloopt.
Stap 4: het contract
De huurovereenkomst wordt vanuit Effytool klaargezet en digitaal ter ondertekening verstuurd aan alle betrokken partijen. Zodra iedereen heeft getekend, wordt de factuur automatisch aangemaakt.
Stap 5: de rapportage
De opdrachtgever wil elk kwartaal een portefeuilleoverzicht. Effytool genereert die realtime: leegstand, lopende deals, omzet per pand. Geen handmatig Excel-bestand meer.
Stap 6: de verlenging
Twee jaar later signaleert Effytool dat het huurcontract van pand twee over drie maanden afloopt. De adviseur krijgt automatisch een herinnering en de huurder ontvangt een bericht. Proactief contact, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Effytool vs. andere BOG-software
Realworks
Realworks is de standaard voor Nederlandse makelaars en biedt ook een BOG-module. Het is sterk in objectregistratie en basale CRM-functies. Maar voor complexe dealprocessen met meerdere partijen, geautomatiseerde signalering en portefeuilleoverzichten voor investeerders schiet het tekort. Je combineert het alsnog met Excel en losse tools.
Hubspot of Salesforce
Generieke CRM-tools zoals HubSpot of Salesforce zijn gebouwd voor B2B-salesprocessen. Ze missen de vastgoedlogica: geen objectkoppelingen, geen huurcontractbeheer, geen signalering op contractdata. Aanpassen kost veel tijd en het resultaat is altijd een compromis.
Excel en e-mail
Dit zijn nog altijd de meest gebruikte systemen in de BOG-sector. Flexibel, vertrouwd, maar onbeheersbaar zodra je met een team werkt, meerdere panden beheert of een opdrachtgever een actueel overzicht vraagt.
Effytool
Effytool wordt volledig ingericht op jouw manier van werken. Verkoop, verhuur en beheer in één systeem, met processen op maat, automatische signalering en rapportages die zichzelf samenstellen. Je past je kantoor niet aan de software aan. De software past zich aan jouw kantoor aan.
Bij ons ben je een naam, geen nummer
Effytool is een Nederlands bedrijf en bestaat al bijna 10 jaar. Menselijk contact staat voor ons op 1. Dat betekent dat we geen internationaal supportloket hebben, en zeker geen chatbot als eerste aanspreekpunt gebruiken.
Onze consultants doorgronden je processen voordat er ook maar iets wordt gebouwd. Developers richten het systeem vervolgens op maat in. En een vast contactpersoon is na livegang altijd beschikbaar voor vragen.
Koppelingen met de tools die je al gebruikt
Effytool is niet nog een extra systeem dat je erbij krijgt. Het werkt samen met wat je al hebt, zodat je geen dubbele invoer hebt en niets verloren gaat.
Specifieke koppelingen bespreken we tijdens het kennismakingsgesprek.
Ook als BOG blijf je een bedrijf. Met medewerkers, verlofaanvragen, declaraties, facturen en marketingcampagnes. Effytool is niet alleen ingericht op jouw branche-specifieke processen. Het is het systeem waarin je je hele bedrijf belegt. Alles-in-één bedrijfssoftware.
HRM
Verlof, ziekteverzuim, contracten en functioneringsgesprekken. Alles rondom je medewerkers op één plek.
Facturatie
Facturen die automatisch klaargezet worden zodra een dossier de juiste status bereikt. Tot 85% sneller dan handmatig.
Rapportages
Meer dan 300 standaard rapportages over omzet, conversie, doorlooptijden en bezetting. Realtime, zonder extra handelingen.
Marketing
E-mailcampagnes, opvolgsequenties en klantsegmentatie, direct gekoppeld aan je dossiers en klantdata.
Projectmanagement
Taken, deadlines en verantwoordelijkheden per project of dossier. Niets blijft liggen, niemand hoeft te vragen hoe het ervoor staat.
Sales
Van eerste lead tot gewonnen opdracht. Overzicht over je commerciële kansen, per adviseur en per product.
We geloven niet in lange implementatietrajecten. Daarom gaan we zo snel mogelijk live met de basis, en breiden we vanuit daar uit met functionaliteiten en processen.
Veelgestelde vragen over software voor bedrijfsonroerend goed
Kan ik verschillende typen opdrachten (verhuur, verkoop, beheer) apart inrichten?
Ja. Voor elk type opdracht stel je een eigen procesflow in, van acquisitie tot nazorg. Zo krijgt verhuur een andere workflow dan verkoop of beheer, met de juiste taken, documenten en opvolging.
Hoe houden we overzicht op lopende deals en betrokken partijen?
Met het projectenoverzicht zie je direct welke deals lopen, wie erbij betrokken is en in welke fase een traject zit. Dankzij filter- en sorteeropties kun je per pand, opdrachtgever of team snel het juiste overzicht ophalen.
Kunnen we processen instellen voor objectregistratie, bezichtiging en contractvorming?
Ja. Elke stap – van objectregistratie en bezichtiging tot offerte en contractvorming – leg je vast in een standaard workflow. Taken, documenten en opvolging staan daarmee altijd op de juiste plek.
Werkt Effytool ook met grote portefeuilles of meerdere eigenaren?
Zeker. Of je nu één object of honderden panden beheert, Effytool biedt realtime dashboards en uitgebreide SmartLists om snel te filteren en analyseren. Ook meerdere eigenaren of projecten tegelijk zijn eenvoudig te beheren.
Kunnen we documenten, tekeningen en notities per pand vastleggen?
Ja. Bij elk object voeg je eenvoudig alle documenten, plattegronden en notities toe. Alles komt in één digitaal dossier, zodat collega’s direct de laatste stand van zaken zien.
Is Effytool geschikt voor makelaars én beheerders binnen één systeem?
Ja. Effytool combineert verkoop, verhuur en beheer in één platform. Daardoor kunnen makelaars en beheerders samenwerken zonder losse systemen of dubbele invoer.
Samen aan de slag
Effytool is meer dan een tool; we zijn jouw partner in slimmer werken. Wij zorgen dat je processen soepel verlopen, zodat jij je kunt richten op het bouwen van relaties en resultaten.
Heb je behoefte aan een frisse blik van buitenaf? Vul het formulier in en we plannen snel een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan