Elke werkdag begint met Effytool
vb&t
Makelaarskantoor vb&t wilde zijn dienstverlening naar een hoger plan tillen: automatisering moest medewerkers meer tijd geven om aan de klant te spenderen. Tegelijk met een nieuw CRM-systeem werd daarvoor ook het dashboard van Effytool geïmplementeerd.
‘Het is het eerste wat we hier ’s ochtends zien; Effytool heeft onze hele manier van werken positief beïnvloed.’
Interview met Patricia Goudswaard, Directeur vb&t
De uitdaging
- Tijdrovende administratie
- Gebrek aan synergie
- Beperkte interne betrokkenheid
vb&t wilde zijn mensen vrijer maken om klanttevredenheid hoog in het vaandel te stellen. Administratieve zaken, zoals het maken van brochures, opslaan van beeldmateriaal en monitoren van leads, kostten veel tijd. Bovendien was er sprake van onvoldoende synergie tussen de twee bedrijfstakken nieuwbouw en bestaande bouw: ‘We willen graag dat iedereen op de hoogte is van elkaars werk.
Hoe bereik je dat? Ons nieuwe CRM-systeem kan worden gekoppeld met andere systemen, waardoor we tegemoet komen aan de wensen van onze klanten, en het zorgt voor een stuk efficiency. Maar het ontbrak nog aan synergie. Daarom kozen we bovendien voor een flexibele bedrijfsoplossing met een open karakter: met Effytool kunnen we verder automatiseren en de interne betrokkenheid vergroten.’
De oplossing
- Dashboard als centrale werkplek en communicatiemiddel
- Automatisering van leads, facturatie en klantcommunicatie
- Meer betrokkenheid en focus op klantbeleving door duidelijke processen
‘De implementatie van Effytool kan alleen maar slagen als je er dedicated mee bezig bent: het inrichten van het dashboard voelde als een teamopdracht. De mensen van Effytool werden onderdeel van ons bedrijf. Het heeft ongeveer 1,5 jaar geduurd voordat we met deze tools aan de slag gingen. vb&t ging op dat moment door een fase met veel veranderingen, die best wat weerstand opriep, maar nu ziet iedereen de voordelen van deze nieuwe manier van werken.
We kunnen alles sneller en efficiënter oppakken, omdat er duidelijkheid en overzicht is. Van sommige collega’s hebben we afscheid genomen en anderen kregen een interessantere baan: zo spreken we bijvoorbeeld niet meer van binnendienst, maar van hospitality medewerkers, omdat we dankzij de automatisering een kleiner team hebben dat zich minder met administratie bezig hoeft te houden.’
Het team van vb&t start elke werkdag met Effytool: het scherm opent meteen bij het opstarten van de laptop. Effy toont mededelingen vanuit de directie, maar er worden ook social media posts gedeeld, bijvoorbeeld om te laten zien wat extern is uitgezet via marketing. Zo is er meer binding onderling. ‘Via het dashboard kom je te weten waar je collega’s aan werken. Die betrokkenheid is een mooie bijkomstigheid.’
Nu er meer geautomatiseerd is, zoals het versturen van een felicitatie aan een klant die zijn huis heeft verkocht, kunnen medewerkers meer tijd besteden aan hun klanten. De directie kan met de inzichten uit het dashboard beter sturen op management en bespaart verder tijd door het gebruik van modules: ‘Het meest blij ben ik met de tools voor facturatie en leads. We werken met veel leveranciers, zoals bouwkundigen, tijdelijke opslag en verhuisservice, en het monitoren van leads was erg tijdrovend.
Dankzij de nieuwe tools kan ik zien hoeveel leads worden doorgezet en hoe een lead is opgepakt door de leverancier. Ook de facturatietool bespaart ons veel tijd: er is steeds inzichtelijk welke diensten het meest verkocht worden, welke pakketten populair zijn en we kunnen leads verlonen.’
vb&t noemt samenwerken met het team van Effytool inspirerend: ‘Je bent continu samen op zoek naar mogelijkheden om je bedrijf verder vooruit te helpen. Ik ben onder de indruk van deze werkwijze en hun enthousiasme is aanstekelijk!’
Resultaten
- Meer tijd voor de klant
- Minder mensen in dienst, boeiendere functies
- Betrokkenheid tussen de teams nieuwbouw en bestaande bouw
- Tijdsbesparing bij facturatie en het verwerken van leads
Samen aan de slag
Effytool is meer dan software: we zijn jouw partner in slimmer werken. Wij zorgen dat je processen soepel verlopen, zodat jij je kunt richten op het bouwen van relaties en resultaten.
Heb je behoefte aan een frisse blik van buitenaf? Vul het formulier in en we plannen snel een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan