Interne samenwerking verstevigd
Van Overbeek
Met vier vestigingen en diverse aandachtsgebieden zocht Van Overbeek Makelaars een manier om alle collega’s betrokken te houden bij elkaar en leadmanagement over en weer te verbeteren. Dat is gelukt met Effytool, waar het bedrijf sinds een half jaar mee werkt.
“Alleen maar gefocust zijn op je eigen expertise is niet logisch. We hebben een hoop kennis en potentie in huis, daar wil je het maximale uit halen. Effytool geeft ons de tools om krachten te bundelen, collega’s bijeen te brengen en programma’s optimaal te benutten. Zo kunnen we sneller, efficiënter en winstgevender te werk gaan.”
De uitdaging
- Samenwerking tussen vestigingen stimuleren
- Meer structuur in de bedrijfsvoering
- Leadmanagement professionaliseren
De makelaars, taxateurs en hypotheekadviseurs bij Van Overbeek werkten met de beste bedoelingen samen, maar het bedrijf wilde een professionaliseringsslag maken. Digitaal ondertekenen gebeurde al, maar factureren nog niet en ook het vastleggen van leads gebeurde nog vaak op een conventionele manier.
‘Per vestiging moesten we Excell-lijstjes doornemen en periodiek overleg inplannen, dat was tijdrovend. En dat ik de synergie tussen collega’s belangrijk vind weet iedereen: bij elke cijferpresentatie komt het thema terug. We hoorden via via over Effytool als een soort schil om je systemen heen en zagen mogelijkheden om onze organisatie te stroomlijnen.’
De oplossing
- Meer inzicht in werkzaamheden
- Platform brengt bedrijfsonderdelen bijeen
- Effytool als schil om andere systemen heen
Effytool wordt voor alle collega’s hun startpagina, waarop ze het weerbericht, alle jarigen en de WK-poule zien staan. ‘We zijn gestopt met apart mailen over dit soort dingen’, licht Brugman toe, ‘je moet gewoon Effytool lezen.’ Ook leads worden voortaan bijgehouden op het platform. Het is even wennen voor medewerkers om nu elke dag iets te moeten met die leads, geeft hij toe, dat vinden mensen soms vervelend. Maar iedereen is doordrongen van het nut en de noodzaak. ‘Je moet dit je eigen maken, dat geldt ook voor mij. Effytool wordt onderdeel van je dagelijkse werkwijze. Zodra je ermee aan de slag gaat zie je hoe handig het is. Het wijst zich vanzelf. Ik zet het dashboard open, als er een icoontje op rood staat bel ik even en dan is het issue in een halve dag opgelost. Dat gaat zo erg prettig en snel.’
Ook de rapportagefunctie spreekt Brugman aan. ‘Meten is weten. Ik wil mijn mensen kunnen aansturen op wat ze presteren. Effytool biedt waardevolle managementinformatie, die we zeker gaan inzetten tijdens gesprekken met medewerkers. Omzet is een gegeven, maar synergie telt ook zwaar. Ik verwacht bijvoorbeeld van een senior hypotheekadviseur dat hij voor 30% van al zijn transacties de taxatie bij ons neerlegt. Hij moet zich niet alleen richten op het sluiten van de hypotheek, maar ook aan zijn collega’s denken. En omgekeerd moet een makelaar ook zijn collega’s verder helpen, want als je maandelijks een hypotheek aan je collega geeft en er een aankoop voor terugkrijgt doe je dus 12 zaken extra per jaar! Dit hoort gewoon bij je werk; je bent onderdeel van een groter geheel. En elk klein onderdeel kan handel genereren.’
Van Overbeek gebruikt Effytool verder om hun pakket voor makelaardij-activiteiten aan te vullen. ‘We rollen nu de digitale facturatie uit en de digitale opdracht tot dienstverlening is binnenkort ook mogelijk. Er zijn nog veel meer opties waar we in de toekomst ons voordeel mee gaan doen, maar we rollen niet alles in één keer uit. Laten we hier eerst maar eens een succes van maken, dan gaan we daarna met het volgende onderdeel aan de slag.’
Brugman is heel tevreden over de samenwerking met het team van Effytool tijdens de opstartfase: ‘Zelf heb ik voornamelijk contact met Gerard de Gier, die altijd snel reageert en enthousiast is. Collega’s van hem werken met onze mensen aan de operationele zaken, zoals het factureren. Met hun enthousiasme kunnen ze anderen aansteken.’
Resultaten
- Meer synergie tussen bedrijfsonderdelen
- Extra verkopen per jaar
- Opvolging van leads gewaarborgd
- Waardevolle managementinformatie
Samen aan de slag
Effytool is meer dan software: we zijn jouw partner in slimmer werken. Wij zorgen dat je processen soepel verlopen, zodat jij je kunt richten op het bouwen van relaties en resultaten.
Heb je behoefte aan een frisse blik van buitenaf? Vul het formulier in en we plannen snel een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan