Effytool wil ons echt ontzorgen
Open makelaars gebruikt Effytool sinds twee jaar: er wordt steeds efficiënter en gemakkelijker samengewerkt, onder andere bij de verwerking van leads en facturen.
‘We waren op zoek naar een manier om meer structuur en inzicht te realiseren in onze organisatie. Met 24 mensen weten we elkaar allemaal wel te vinden, maar het is belangrijk om een stevige basis te hebben op basis waarvan iedereen handelt.’
Chistiaan van der Sanden
Open Makelaars
Open Makelaars | Leestijd: 4 minuten
De uitdaging
Richtlijnen vaststellen en communiceren.
Uitgebreid commercieel overzicht.
Communicatie verbeteren tijdens het verkoopproces.
Bij Open makelaars werden, zoals bij zoveel organisaties, op verschillende plekken verschillende zaken bijgehouden. Er was geen overkoepelend overzicht van leads, een nota had als enige opties de status ‘concept’ en ‘definitief’ en met een vernieuwing van het team rees de vraag: hoe informeer je iedereen tegelijkertijd? Door Effytool te implementeren werd begonnen met een duidelijke set van afspraken, voor alle medewerkers gemakkelijk terug te vinden, en van daaruit verder gewerkt aan een fundament voor het bedrijf.
De oplossing
Opstarten met het dashboard.
Nota diverse stadia laten doorlopen.
Reactiesnelheid op leads monitoren.
‘Voor elk probleem is een oplossing te bedenken en de kracht van Effytool is dat het tientallen bedrijfsoplossingen biedt’, aldus Van der Sanden. ‘Wij zijn begonnen met het dashboard: daar leg je alle interne afspraken vast, zodat nergens meer twijfel over bestaat. Dat bouw je vervolgens uit: we maken ons nu diverse tools eigen. Zo mailen we elkaar niet meer berichten als ‘dit zou interessant voor je kunnen zijn…’, maar we leggen elke lead rechtstreeks vast in Effytool.’ De makelaars van Open weten nu van wie een lead afkomt, waar die naartoe is gegaan en wat er sindsdien mee is gebeurd. ‘Vroeger kon je worden aangesproken op een feestje: ‘we hebben niks meer gehoord’. Nu weet je: er is al drie keer gebeld.’ Bovendien wordt inzichtelijk wanneer er goed wordt gescoord en wanneer minder: ‘Het zou heel mooi zijn als het op een dag lukt om als het ware een succesformule te bepalen: wanneer maak je nou eigenlijk de grootste kans op een geslaagde deal? Deze gegevens zijn essentieel voor onze bedrijfsvoering.’
Ook het facturatieproces verloopt nu volgens een vast stramien. Van der Sanden: ‘Aan het begin van elk proces maken we een conceptnota aan en die doorloopt verschillende stadia. Zo kunnen we niet alleen op een ander moment BTW afdragen, maar weten we ook precies wat er in de pijplijn zit.’ Nieuws, managementinformatie, facturen: Effytool verbindt nu alle werkzaamheden en dat is best wennen voor medewerkers die altijd opstartten met hun CRM-systeem. ‘Je moet deze nieuwe manier van werken aantrekkelijk maken voor alle gebruikers. We geven Effytool bijvoorbeeld feedback over de look en feel van het dashboard, zodat het past bij ons bedrijf. Dat is het grote voordeel van dit systeem: het is ontzettend flexibel en volledig aan te passen aan je eigen wensen.’
De volgende stap is werken met de tool In verkoopname: ‘Er valt winst te behalen in het verkoopproces: bijvoorbeeld in de communicatie, wanneer een makelaar afspraken maakt die de binnendienst op moet volgen. Ook dit onderdeel van ons dagelijks werk gaan we kritisch onder de loep nemen.’ Van der Sanden wil Effytool complimenteren met de manier waarop aan de verbeteringen wordt gewerkt: ‘We hoeven nergens achteraan; de adviseurs van Effytool houden alles bij en ze houden ons ook goed op de hoogte. De begeleiding is top.’
Resultaten
Duidelijkheid over afspraken en werkwijze.
Tijdsbesparing en overzicht bij leads.
Financieel voordeel bij facturatie.
Overzicht van op handen zijnde werk.
Net zoals Open Makelaars ook beter werken?
vrijblijvende kennismaking
gratis demo