Meetbare resultaten dankzij Effytool

Makelaardij Hoekstra staat altijd open voor verandering; het was vooral op afstand werken waardoor de behoefte aan een faciliterend systeem groeide.

‘Nu we eenmaal werken met Effytool, ontdekken we steeds nieuwe mogelijkheden. En de makelaars kunnen de overige collega’s hierin meenemen. Het dashboard laat alle interne zaken soepeler verlopen en maakt onze resultaten meetbaar.'

Eddy van Netten

Hoekstra Makelaardij

Hoekstra Makelaardij | Leestijd: 4 minuten

De uitdaging

Processen beter in beeld krijgen.

Medewerkers efficiënt en prettig op afstand laten werken.

Sneller en minder omslachtig factureren.

Van Netten was al bekend met de mogelijkheden van Effytool’s dashboard. Toen binnen Makelaardij Hoekstra steeds minder collega’s een vaste standplaats bleken te hebben, werd besloten met Effytool te gaan werken. ‘We merkten dat collega’s vaak voor diverse kantoren tegelijkertijd bezig waren, bijvoorbeeld zowel voor Sneek als Joure, en zochten een systeem om dat te faciliteren. De coronacrisis heeft dit allemaal nog actueler gemaakt. Nu thuiswerken gemeengoed is geworden, zijn we extra blij met de mogelijkheden die Effytool allemaal biedt om aangenamer en gemakkelijker samen te werken.’

De oplossing

Rapportagefunctie inzetten voor individueel gebruik.

Alle omzetgegevens bijeen, onafhankelijk van medewerkers.

Realtime data benutten, bijvoorbeeld bij campagnes.

Van de 75 medewerkers die Hoekstra telt, werkt ruim de helft met Effytool: de makelaars. Van Netten: ‘Die konden meteen ervaren hoe je met het vereenvoudigen van administratieve processen tijdswinst boekt die ten gunste komt aan de commercie. Ons facturatieproces was bijvoorbeeld erg omslachtig: dat verliep via veel kanalen en veel collega’s. Maar ook het vastleggen van leads en de opdracht tot dienstverlening zijn onderdelen van ons werk die nu veel sneller en eenvoudiger verlopen.’ Er wordt binnen het bedrijf gebruik gemaakt van hele diverse systemen. Daarom werkt het goed dat Effytool er als het ware als een schil omheen ligt: ‘Alle verandering is lastig’, licht Van Netten toe, ‘daarom plaatsen wij de horizon verder naar achteren. Iedereen kan langzaam wennen aan dit nieuwe systeem. Onze makelaars voor woningen, bedrijfsruimtes en nieuwbouw, die elke dag meer doen met Effytool, kunnen hun collega’s van andere disciplines, zoals vastgoedbeheer, hier dan in betrekken.’

Zelf gebruikt hij graag de tools voor offertes en rapportages: ‘Het dashboard biedt ijzersterke managementinfo, maar ook op gebruikersniveau zijn deze gegevens nuttig. Ik vind het bijvoorbeeld prettig om voor mezelf te kunnen kijken waar ik nu sta ten opzichte van vorig jaar, zonder daar meteen de boekhouder mee lastig te hoeven vallen. Effytool zet de verkopen mooi op een rijtje: hoeveel opnames heb je gedaan, hoeveel woningen heeft de rest in de verkoop? Het realtime overzicht is erg waardevol.’ Ook voor de omzetgegevens wordt het overzicht gewaardeerd: ‘Vroeger was je afhankelijk van de collega die het Excel-documentje bijhield, maar nu heb je alle omzet en wat gefactureerd moet worden altijd up-to-date in beeld.’

Met het dashboard wordt nu een paar jaar gewerkt, met de tools voor leads en cross sell sinds een paar maanden. ‘Ik verwacht dat collega’s gemakkelijker naar elkaar gaan doorverwijzen, want je ziet nu al dat mensen elkaar beter weten te vinden. En de collega’s van marketing en communicatie kunnen hun campagnes makkelijker meetbaar maken: nu zien we precies in welke periode wat is gebeurd.’ Van Netten is blij met de stappen die gezet zijn: ‘Als ik terugdenk aan het oerwoud aan Excel-bestandjes dat we vroeger hadden, of zelfs de kladblokjes met notities erop, dan wil ik niet meer terug! We hebben dankzij de technologie en begeleiding van Effytool nu overzicht en resultaten die je echt langs de meetlat kunt leggen.’

Resultaten

Meer synergie tussen afdelingen

Tijdsbesparing bij administratie

Betere interne communicatie