"Effytool maakt ons gedisciplineerder"
Ditters
Het team van Ditters leerde Effytool een paar jaar geleden kennen, maar toen was de tijd nog niet rijp voor deze verandering. Begin 2022 wel en een verlanglijstje was er ook: het zou mooi zijn om de processen van leadmanagement en facturatie te stroomlijnen. Maar was dat, juist in een periode van piekbelasting, logisch om op te pakken?
“Omdat we al met veel systemen werkten hebben we de overgang naar iets nieuws lang voor ons uitgeschoven. De collega’s moeten het nut en de noodzaak van zo’n verandering inzien, anders werkt het niet. Dat was wel even spannend. Nu we Effytool eenmaal gebruiken en het onze huidige systemen aanvult in plaats van overbodig maakt, zien we de winst en steeds nieuwe mogelijkheden om onszelf te verbeteren.”
De uitdaging
- Meer uniformiteit in de organisatie brengen
- Efficiëntere administratieve processen
- Data beter vindbaar maken
“Met de komst van onze vijfde vestiging bleken er in de praktijk nogal wat verschillen te zijn: een factuur die met meerdere omschrijvingen in omloop was, e-mails waarvan de opmaak per locatie verschilde. We wilden graag meer uniformiteit in de organisatie. Een ander aspect was ons leadmanagement.
Het aanmaken van een lead hadden we onder controle, dat zat er vanuit de makelaardij richting hypotheken en vice versa wel ingebakken, maar het werd niet bijgehouden in een systeem en de analyse ging vooral op gevoel. We dachten al een tijdje ‘hier moeten we iets mee’. Maar we zijn best een bijzondere organisatie, niet alles past binnen een systeem. Effytool heeft ons laten zien welke verbeteringen het systeem teweeg zou kunnen brengen.”
De oplossing
- Processen centraal gestandaardiseerd
- Effytool als startpunt, overige systemen geïntegreerd
- Informatie opgeslagen via het platform
Ditters besloot te beginnen met de nieuwsberichten, lead- en facturatietool. ‘Onze mensen moeten zich dit eigen maken,’ aldus Vermeer, ‘dus we implementeren dit eerst en kijken dan verder. Effytool is voortaan ons intranet en archief. Hier staat alles bijeen, waardoor het gemakkelijk terug te vinden is. Het laatste nieuws, de verjaardagen, wijzigingen in processen, het marketingplan voor komend jaar. We werken met Smart Documenten, delen casussen en koppelen er vervolgacties aan. Zo functioneert Effytool als verzamelplek voor alle informatie die een medewerker maar nodig kan hebben.’
Over de rapportagefunctie is Vermeer ook enthousiast: ‘Elke medewerker heeft een doelstelling op basis van omzet en doorgegeven leads. Maar waar draai je deze omzet eigenlijk? Als je kijkt naar de targets voor onze groepen, zoals taxaties en verkoop, geeft Effytool je met één druk op de knop meer inzicht en overzicht. Ik weet zelf in welke onderdelen sommige medewerkers goed zijn, maar nu heb je data ter beschikking om concreet een gesprek aan te gaan. Waarom ligt de gemiddelde courtage per woning bij de een lager dan bij de ander? Waar zit het ‘m in? Wat kun je eraan doen? Dankzij Effytool is de data up-to-date, gemakkelijk inzichtelijk en kwalitatief beter.’
Ook bij leads en facturatie zorgt Effytool voor een efficiencyslag: ‘De binnendienst heeft meer structuur bij het factureren en er is meer inzicht bij de registratie van leads. Het provisiemodel dat we op de leads en de registratie ervan hebben zitten stimuleert natuurlijk het gebruik van Effytool!’ Ditters gebruikt verder zoveel mogelijk opties die Effytool biedt, zoals digitaal ondertekenen voor het wijzigen van arbeidscontracten en studiekostenovereenkomsten. ‘Hopelijk kunnen we dit in de toekomst ook inzetten voor koopaktes.’ Verder worden de koppelingen volop benut: ‘We vinden het erg handig dat we kunnen blijven werken met bestaande programma’s als Exact, Realworks en Elements. En we hebben volop toekomstplannen: door Effytool werken we gedisciplineerder, wat ons nieuwe opties geeft. Zo zijn we bezig met marketing automation voor de onderdelen ‘bezichtigers’ en ‘waarderapporten’. Bij het stroomlijnen van zo’n proces wordt de toegevoegde waarde van Effytool meteen duidelijk.’
Resultaten
- Standaard voor bedrijfsprocessen
- Vestigingen werken uniform
- Minder tijd kwijt aan data zoeken en verzamelen
- Inzichten om de organisatie mee te verbeteren
Samen aan de slag
Effytool is meer dan software: we zijn jouw partner in slimmer werken. Wij zorgen dat je processen soepel verlopen, zodat jij je kunt richten op het bouwen van relaties en resultaten.
Heb je behoefte aan een frisse blik van buitenaf? Vul het formulier in en we plannen snel een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan