Al 10 jaar werkt vb&t Makelaars met Effytool. Wat ooit begon als een zoektocht naar meer structuur en grip op de organisatie, is uitgegroeid tot een samenwerking waarin automatisering, efficiëntie en meedenken centraal staan. We spraken met Christel, directie-assistente en manager backoffice bij vb&t, over de afgelopen jaren, de groei van het kantoor en waarom Effytool inmiddels niet meer weg te denken is uit hun dagelijkse werkwijze.
Van papier naar structuur en automatisering
Christel werkt al ruim 20 jaar in de makelaardij en inmiddels 10 jaar bij vb&t. Toen zij binnenkwam, was er veel ruimte om processen te verbeteren. In 2017 werd vb&t Makelaars de eerste klant van Effytool. Destijds werkte het kantoor nog grotendeels met papier en verschillende losse processen.
“Toen Patricia directeur werd, wilde zij echt anders gaan makelen. Er kwam een andere visie op hoe we wilden werken, met onder andere pakketprijzen en meer structuur in onze organisatie. Ik werd gevraagd om de boel op de rit te trekken.”
Die structuur was hard nodig. Toen Christel in dienst kwam, werkten de makelaars nog met fysieke mapjes vol papieren. Deze zijn vervangen door complete digitale dossiers. Samen met Effytool werd er stap voor stap gekeken hoe processen slimmer konden. Christel beheert hiervoor de workflows binnen Effytool en de CRM-systemen, waardoor processen zoveel mogelijk automatisch verlopen en er een duidelijke, efficiënte structuur is ontstaan. Hierdoor werkt het kantoor niet alleen sneller en consistenter, maar loopt het op het gebied van digitalisering en procesautomatisering ook voor op veel andere makelaarskantoren.
“We hebben toen veel laten inscannen en zijn steeds meer gaan automatiseren. Daardoor lopen we nu echt voor op andere makelaarskantoren.”
Een samenwerking die verder gaat dan software
De relatie tussen vb&t en Effytool is inmiddels veel meer dan alleen een klant-leverancierrelatie. Gerard, directeur van Effytool, kent de makelaardij van binnenuit en begrijpt daardoor waar kantoren tegenaan lopen.
“Gerard hoort inmiddels echt bij vb&t, hij hoort bij het meubilair”, vertelt Christel lachend. “Het fijne is dat je dezelfde visie hebt. Gerard levert niet alleen een tool, hij begrijpt ook de praktijk. Als wij ergens tegenaan lopen op het gebied van strategie, software of wetgeving, dan kunnen we sparren.”
Die combinatie van kennis en technologie maakt volgens Christel het verschil.
“Hij weet wat de vraag achter de vraag is. Daardoor denkt hij echt mee over hoe we beter kunnen werken.”
Meer grip door slimme automatisering
Een groot voordeel van Effytool is volgens Christel de controle die het geeft. Vooral rondom processen zoals Wwft-checks en administratie.
“Veel makelaars worstelen met Wwft-controles. Bij ons is bijvoorbeeld de ID-check geautomatiseerd en vullen we de risicoanalyse direct in. Alles wordt gebundeld in Effytool. Mocht er een controle komen, dan hebben we binnen een paar klikken alles beschikbaar.”
Ook op andere vlakken zorgt de software voor overzicht: “Als ik wil weten hoeveel leads er dit jaar zijn binnengekomen, wie ze heeft opgepakt, welke wel of niet zijn doorgegaan: dat heb ik binnen een minuut inzichtelijk. Ik hoef bijna niets meer zelf uit te zoeken.”
Dat scheelt niet alleen tijd, maar zorgt ook dat er meer ruimte komt voor belangrijkere werkzaamheden.
Automatiseren zonder de klantrelatie te verliezen
Hoewel veel makelaarskantoren steeds meer processen volledig via apps laten lopen, kiest vb&t Makelaars bewust voor een persoonlijke aanpak.
“Veel kantoren laten tegenwoordig alles automatisch inplannen via een app. Wij bellen onze klanten nog steeds. Dat betekent niet dat we achterlopen. Juist doordat we persoonlijk contact houden, bouwen we een betere band op en merken we dat afspraken minder snel worden geannuleerd.”
Die persoonlijke aanpak geeft ook extra momenten om klanten beter te helpen.
“Tijdens zo’n gesprek kunnen we bijvoorbeeld meteen vragen of iemand al een energielabel heeft. Je houdt de controle en het contact.”
Een werkwijze die iedereen begrijpt
Een ander groot voordeel van Effytool vindt Christel de herkenbare structuur: “Of je nou een digitale ondertekening maakt of een project opzet: de werkwijze blijft hetzelfde. Daardoor snapt iedereen hoe het werkt.”
Ook nieuwe medewerkers leren snel werken met het systeem.
“Binnen de vb&t Groep krijgen nieuwe medewerkers een dag onboarding en daar zit ook een stukje Effytool bij. Daarna leer ik de nieuwe collega’s van onze afdeling vb&t Makelaars, hoe ze het systeem gebruiken in hun dagelijkse werk.”
Klaar voor de volgende stap
vb&t blijft ook vooruitkijken. In september starten ze met Property to Market en daarmee wordt opnieuw een stap gezet in verdere automatisering.
“We willen bijvoorbeeld slimmer omgaan met communicatie en taalherkenning. Denk aan mails in verschillende talen, zoals Engels, Pools of Duits. Daar kunnen we nog veel winst behalen.”
Ook de facturatie is volgens Christel sterk verbeterd.
“De snelheid en het overzicht zijn echt fijn. Onze hele werkwijze is gebouwd rondom Effytool en dat loopt gewoon goed. De facturen zijn zo makkelijk en overzichtelijk: een kind kan de was doen.”
Effytool als dagelijkse hulp
Na 10 jaar samenwerken is de conclusie duidelijk: Effytool is onderdeel geworden van de manier waarop vb&t werkt.
“Effytool helpt je echt in je dagelijkse werkzaamheden. Of het nou gaat om vakantiedagen, administratie of rapportages: het is gewoon een fijne hulp.”
Ook de ondersteuning vanuit Effytool waardeert Christel.
“We kunnen altijd makkelijk Niels inschakelen en krijgen dan supergoede hulp. Hij past dingen aan en denkt mee.”
vb&t heeft Effytool inmiddels ook aangeraden binnen andere onderdelen van de organisatie.
“We hebben het aangeraden aan VvE, Vveco, projectmanagement en brandveiligheid. Inmiddels werkt ongeveer 75% van onze groep ermee. En allemaal met eigen processen. Wij kunnen in ieder geval niet meer zonder.”
