Je bent niet de enige. Bijna iedereen die wij spreken in een coördinerende rol zegt hetzelfde: ik weet allang dat het anders moet, maar hoe zorg ik dat mijn baas dat ook ziet?
Want je baas zit niet in de dagelijkse rompslomp. Die ziet een organisatie die draait. Niet een organisatie die onnodig hard moet werken om te draaien.
Je hoeft niet harder te roepen dat het anders moet. Het zit in laten zien wat het kost. Concreet, in cijfers, op één A4.
Wat er gebeurt als je niets doet
Elke week dat het zo blijft, lekt er tijd weg. Niet een beetje. Bij de organisaties die wij bezoeken, gaat het gemiddeld om acht tot twaalf uur per week aan handmatig overtypen, dubbel werk en vragen die het systeem al zou moeten beantwoorden.
Reken het zelf maar door. Twaalf uur per week is ruim zeshonderd uur per jaar. Vermenigvuldig dat met het gemiddeld uurtarief van je team en je hebt een getal dat een directeur begrijpt.
Dat is geen toekomstig probleem. Dat betaalt je organisatie nu al, elke week, zonder dat iemand het doorheeft.
Vier stappen om het inzichtelijk te maken
Breng in kaart hoe het nu werkt
Schrijf op welke systemen jullie gebruiken en waarvoor. Zet ze naast elkaar. En stel jezelf dan één vraag: praten deze systemen met elkaar, of typt iemand informatie handmatig over van het ene naar het andere?
Noteer ook: wie is de enige die weet hoe alles samenhangt? Als dat bij één persoon ligt, heb je je eerste bottleneck al gevonden.
Bereken waar het weglekt
Houd een week bij hoeveel tijd er gaat zitten in:
- Handmatig overtypen of kopiëren tussen systemen
- Vragen beantwoorden die het systeem al zou moeten weten
- Zoeken naar de juiste versie van een document of dossier
Doe geen aannames, maar hou dit gewoon een week eerlijk bij. De uitkomst is vaak verrassend, en altijd overtuigend.
Benoem de drie grootste bottlenecks
Dus niet twintig verbeterpunten. Gewoon de drie grootste. Bij meer verlies je de aandacht van de directeur al snel.
Kies de drie plekken waar het het meest vastloopt. Geef elk een concrete naam, een korte omschrijving van wat er misgaat, en het tijdverlies dat het oplevert.
Concreet en onderbouwd met getallen. Dat is een ander gesprek dan “we moeten iets doen aan onze systemen.”
Formuleer één eerste stap
Niet een groot verbeterplan. Eén eerste stap die het grootste probleem aanpakt. Wat verandert er direct als dat ene probleem is opgelost? Wat levert het op de langere termijn op?
Twee zinnen zijn genoeg. De helderheid van die twee zinnen maakt het verschil in een gesprek met je leidinggevende.
Dit in één A4
Als je bovenstaande vier stappen uitwerkt, heb je een processchets van je eigen organisatie. Een overzicht van hoe het nu werkt, wat het kost, waar het vastloopt, en wat de eerste stap is. Dat A4 is geen klaagbrief. Het is een zakelijk argument. Precies het soort onderbouwing waar een directeur iets mee kan.
Of laat iemand anders ernaar kijken
Dit zelf uitwerken kost tijd. En als je er middenin zit, is het lastig om met de frisse blik van buitenaf te kijken die het gesprek met je baas soms net kantelt.
Gerard van Effytool doet dit elke week bij organisaties zoals die van jou. Hij komt een uur langs, stelt de juiste vragen, en zet aan het einde een heldere schets op papier van waar jullie organisatie tijd en overzicht verliest, inclusief een concrete eerste stap. Die schets is van jou. Om zelf mee aan de slag te gaan, of om aan je leidinggevende te laten zien.
Het gesprek is gratis. We leren graag van hoe bedrijven in de praktijk werken, want dat maakt onze software uiteindelijk beter. Jij gaat naar huis met een helder overzicht. Wij gaan naar huis met waardevolle inzichten. Dat is een eerlijke ruil.
