Pronex
"Pas toen ons hele proces op de muur hing, zagen we hoe complex ons werk eigenlijk was"
Over Pronex
Bij Pronex draait alles om bewijsvoering, nauwkeurigheid en overzicht. Het bedrijf ondersteunt woningcorporaties en vastgoedeigenaren met energielabels en verduurzamingsadvies. Achter iedere woning schuilt een dossier vol foto’s, documenten, controles en afspraken. Met een compact team, doen ze steeds 200 tot 400 woningen per project. Dat werd steeds lastiger om te beheren.
“Wij hadden heel sterk de behoefte om dingen te borgen en organiseren. We hebben namelijk ontzettend veel bestanden nodig voor ons werk. Omdat energielabels gecontroleerd worden, moet je voor iedere woning kunnen aantonen hoe iets is vastgesteld.”
Eén centrale plek voor alle dossiers
Een werkproces dat iedereen volgt
Waterdichte borging voor audits en RVO-controles
Een schaalbare basis voor grotere projecten
De uitdaging: Informatie verspreid over 'eilandjes'
De realiteit? Informatie stond verspreid over Excel-bestanden, SharePoint-mappen en persoonlijke werkschijven. Foto’s moesten handmatig worden gezocht in verschillende mappen en projectinformatie stond overal en nergens. Als er iemand afwezig was, was het overnemen van werk erg lastig.
Foto’s moeten worden opgezocht in verschillende mappen. Projectinformatie staat steeds ergens anders. En als iemand afwezig was, werd het lastig om werk van elkaar over te nemen. Dat werd vooral zichtbaar bij grotere projecten.
Voor woningcorporaties verzorgt Pronex de energielabels van complete woningvoorraden. Voor iedere woning moeten afspraken worden gepland, foto’s worden verzameld, bewijsstukken worden vastgelegd en uiteindelijk moet alles correct worden afgemeld.
“Je kunt niet steeds op en neer rijden naar Apeldoorn voor één woning. Dus afspraken moeten slim gebundeld worden. Tegelijkertijd moet ieder dossier compleet zijn. Van foto’s tot bewijslast.”
De aanpak: Eerst het proces, dan pas de software
In plaats van direct software in te richten, begon Pronex bij de basis. Samen met Gerard van Effytool werd het volledige proces stap voor stap uitgeschreven. Letterlijk.
“Een collega heeft samen met Gerard helemaal uitgeschreven en gestickerd hoe ons proces loopt.”
Die sessies leverden iets op wat veel waardevoller bleek dan verwacht: een complete flowchart van het bedrijf. “Toen zagen we eigenlijk pas echt wat we allemaal doen. Welke acties in ons proces zitten, welke stappen afhankelijk zijn van elkaar, dat gaf enorm veel inzicht.”
Pas nadat het proces volledig op papier stond, werd gekeken hoe dit vertaald kon worden naar Effytool. “We zijn eerst gaan bouwen. Toen het proces klopte, zijn we gestart.” We wilden gewoon echt een slimmere basis bouwen.
Het resultaat: Van losse acties naar één standaard werkwijze
Door het proces vast te leggen ontstond er iets wat er daarvoor niet was: één manier van werken. Iedereen kijkt naar dezelfde stappen. Iedereen weet welke informatie nodig is. En ieder dossier wordt op dezelfde manier opgebouwd.
Dat is belangrijk in een branche waarin controles, audits en bewijsvoering dagelijkse kost zijn. “De grote vraag was: hoe zorgen we dat ieder deeldossier goed geborgd is zodat we het kunnen afmelden bij het RVO?” Het RVO controleert de kwaliteit van energielabels. Daarom moet voor iedere woning duidelijk zijn hoe het label tot stand is gekomen.
Door het proces centraal vast te leggen, wordt het borgen véél makkelijker. De overgang naar deze nieuwe werkwijze kost tijd en het team zit volop in de adoptiefase.
“Iedereen is het nu voorzichtig aan het proberen en ik neem het team mee om echt met Effytool te gaan ordenen.”
Maar de grootste winst is al behaald: het proces zit niet meer in losse hoofden of mappen. Het is zichtbaar, vormt de basis voor verdere groei en geeft Pronex grip op de toekomst.
Wat er speelt bij Effytool
Nieuwe klanten, praktijkverhalen en ontwikkelingen bij Effytool. Altijd als eerste te lezen via LinkedIn.
Wil jij ook samen aan de slag?
Effytool is meer dan een tool die kan koppelen; we zijn jouw partner in slimmer werken. Net als bij Pronex, kunnen we voor organisaties met veel leads, medewerkers en andere contacten zorgen dat je processen soepel verlopen, zodat jij je kunt richten op het bouwen van relaties en resultaten.
Heb je behoefte aan een frisse blik van buitenaf? Vul het formulier in en we plannen snel een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan