Van aanvraag tot afhandeling
Zonder gesjoemel in losse systemen
Effytool is bedrijfssoftware speciaal ingericht voor hypotheekadviseurs en verzekeringsadviseurs die grip willen houden op dossiers, klantcontact en doorlooptijden. Alles in één systeem. Geen spreadsheets, geen losse tools, geen dubbele invoer.
Dit zijn de klachten die we het vaakst horen van hypotheekadviseurs:
Dossiers verspreid over meerdere systemen
Intake in de mail, berekeningen in HDN of Hypotheek Visie, notities in een Excel. Je weet nooit precies in welk systeem de laatste versie staat.
Doorlooptijden die je niet kunt sturen
Je weet dat een aanvraag ergens vastloopt, maar niet precies waar. Klanten bellen voor updates die je pas kunt geven na intern rondbellen.
Compliancerisico door handmatige checks
AFM-vereisten en Kifid-deadlines bijhouden in een spreadsheet. Eén vergeten taak en je hebt een probleem, maar je weet het te laat.
Overstemming bij portefeuille-mutaties
Polissen die aflopen, klanten die toe zijn aan een herziening: je weet het pas als het te laat is. Proactieve service is een intentie, geen realiteit.
Wat is Effytool voor hypotheken en verzekeringen?
Effytool is geen standaard CRM of planningssoftware die je zelf moet inrichten. Het is een Nederlands systeem dat wordt gebouwd om jouw manier van werken heen.
Elk proces, van oriëntatiegesprek tot passeren of polisacceptatie, wordt stap voor stap ingericht. Automatische e-mails op het juiste moment, documenten die zichzelf aanmaken, collega’s die op de juiste plek een seintje krijgen.
Hypotheekadviseurs Brantjes en Freek Hypotheek werken er al mee.
Wat Effytool voor jou doet
Effytool verbindt alle stappen van het proces in één workflow.
Dossier- en aanvraagbeheer
Elk hypotheek- of verzekeringsdossier staat centraal. Alle stappen, documenten, communicatie en betrokken partijen op één plek. Van eerste gesprek tot passeren of acceptatie.
Automatische signalering
Effytool waarschuwt automatisch bij naderende renteherzieningsdatums, verlengingsdatums van polissen, of openstaande acties die dreigen te blijven liggen.
Realtime rapportages en KPI’s
Meer dan 300 standaard rapportages. Zie per adviseur hoeveel aanvragen er lopen, wat de gemiddelde doorlooptijd is en waar de bottlenecks zitten.
Digitaal ondertekenen
Klanten ondertekenen offertes, opdrachten en polissen digitaal, direct vanuit het dossier. Geen post heen en weer, geen vertraging.
Marketing automation
Stuur automatisch een herdenkingsmail 3 jaar na afsluiting, een rentecheck bij naderende herzieningsdatum of een portefeuilleoverzicht. Jij bepaalt, Effytool regelt het.
Facturatie tot 85% sneller
Facturen worden automatisch klaargezet zodra een dossier de juiste status bereikt. Geen handmatige acties, geen vergeten rekeningen.
Meerdere vestigingen, één overzicht
Werk je met meerdere vestigingen of labels? Ieder team heeft zijn eigen dashboard, het hoofdkantoor ziet het totaalplaatje.
Compliance-ondersteuning
Bouw AFM-vereiste stappen in als verplichte checkpunten in het dossierproces. Zo kan een dossier pas doorstromen als alle compliance-acties zijn afgevinkt.
Hoe een hypotheekdossier door Effytool loopt
Stap 1: de aanvraag
Klant vraagt hypotheekadvies aan via website of telefoon. Effytool maakt automatisch een dossier aan en stuurt een bevestigingsmail met een documenten-uploadlink.
Stap 2: de kennismaking
Adviseur voert het oriëntatiegesprek en legt de behoeftenanalyse direct vast in het dossier. Geen apart systeem, geen dubbele invoer.
Stap 3: de uitvoering
Zodra het dossier compleet is, genereert Effytool de offerte en verstuurt die ter digitale ondertekening. Status is real-time te volgen door de adviseur.
Stap 4: de afronding
Bij aktepassering wordt de factuur automatisch klaargezet. 3 jaar later stuurt Effytool automatisch een herdenkingsmail voor portefeuillebespreking.
Effytool vs. tools die je al kent
HDN, Hypotheek Visie, of Figlo zijn rekensystemen. Ze helpen bij de berekening, maar niet bij het runnen van je kantoor. Dossiervoortgang, klantcommunicatie en facturatie regel je er apart bij.
Generieke CRM-tools zoals HubSpot of Salesforce zijn gebouwd voor verkoopprocessen in de B2B-sector. Je kunt ze aanpassen voor hypotheken, maar dat is tijdrovend en het resultaat is nooit echt lekker.
Effytool wordt gebouwd om jouw kantoor heen. De processen zijn op maat ingericht, inclusief alle stappen, automatische acties en koppelingen. Je past je bedrijf niet aan de software aan. De software past zich aan jouw bedrijf aan.
Cross-selling van diensten rondom wonen
Hypotheekadviseurs doen vaak meer dan alleen hypotheken. Denk aan:
- verkoop en aankoop
- verzekeringen
- taxaties
- aankoopbegeleiding
- verhuur
Effytool maakt het eenvoudig om deze diensten te combineren. Wanneer een klant een woning koopt, zie je direct welke aanvullende diensten relevant zijn. Daardoor ontstaan extra verkoopkansen.
Samenwerken met meerdere vestigingen
Werk je met meerdere kantoren of teams? Dan biedt Effytool één centrale omgeving waarin iedereen werkt met dezelfde informatie. Bijvoorbeeld:
- de binnendienst ziet alle bezichtigingen
- makelaars in het veld zien klantinformatie direct
- management ziet prestaties per vestiging
Geen losse Excel-lijsten of mailketens meer.
Koppelingen met de tools die je al gebruikt
Effytool werkt samen met systemen die je al gebruikt. Denk aan koppelingen met:
- Rekensystemen
- Boekhoudsoftware zoals Exact
- Marketing automation systemen
Nieuwe leads, dossiers en klantinformatie worden automatisch gesynchroniseerd. Daardoor voorkom je dubbel werk.
Hypotheek- en verzekeringsadviseurs zijn ook gewoon een bedrijf. Met medewerkers, verlofaanvragen, declaraties, facturen en marketingcampagnes. Effytool is niet alleen ingericht op jouw branche-specifieke processen. Het is het systeem waarin je je hele bedrijf belegt. Alles-in-één bedrijfssoftware.
HRM
Verlof, ziekteverzuim, contracten en functioneringsgesprekken. Alles rondom je medewerkers op één plek.
Facturatie
Facturen die automatisch klaargezet worden zodra een dossier de juiste status bereikt. Tot 85% sneller dan handmatig.
Rapportages
Meer dan 300 standaard rapportages over omzet, conversie, doorlooptijden en bezetting. Realtime, zonder extra handelingen.
Marketing
E-mailcampagnes, opvolgsequenties en klantsegmentatie, direct gekoppeld aan je dossiers en klantdata.
Projectmanagement
Taken, deadlines en verantwoordelijkheden per project of dossier. Niets blijft liggen, niemand hoeft te vragen hoe het ervoor staat.
Sales
Van eerste lead tot gewonnen opdracht. Overzicht over je commerciële kansen, per adviseur en per product.
We geloven niet in lange implementatietrajecten. Daarom gaan we zo snel mogelijk live met de basis, en breiden we vanuit daar uit met functionaliteiten en processen.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste software voor hypotheekadviseurs om dossiers bij te houden?
Effytool is bedrijfssoftware die speciaal wordt ingericht voor hypotheekadviseurs. Elk dossier, van intake tot passeren, loopt via één centraal systeem. Documenten, communicatie, taken en deadlines staan per klant overzichtelijk bij elkaar. Zo hoef je nooit meer te zoeken in drie systemen tegelijk.
Hoe houd ik als hypotheekadviseur grip op mijn doorlooptijden?
Effytool toont realtime de status van elk dossier, inclusief welke stap openstaat en wie daarvoor verantwoordelijk is. Je ziet in één oogopslag welke aanvragen vertraging oplopen en kunt direct bijsturen. De gemiddelde doorlooptijd per adviseur of product is terug te zien in meer dan 300 standaard rapportages.
Kan ik met Effytool automatisch klanten informeren over renteherzieningsdatums?
Ja. Effytool signaleert automatisch naderende herzieningsdatums en stuurt op het door jou ingestelde moment een bericht naar de klant. Je hoeft daar zelf niets voor te doen na de initiële instelling. Dit geldt ook voor afloopdatums van polissen en andere mijlpalen in de klantrelatie.
Voldoet Effytool aan de AFM-vereisten voor hypotheekadviseurs?
Effytool helpt je om compliancestappen in te bouwen als verplichte checkpunten in je dossierproces. Een dossier kan pas doorstromen naar de volgende fase als alle vereiste acties zijn afgevinkt. Zo heb je altijd aantoonbaar bewijs van je adviesproces, wat helpt bij AFM-audits.
Hoe lang duurt de implementatie van Effytool voor een hypotheekkantoor?
De gemiddelde implementatietijd is 3 tot 4 weken. In die periode richt het Effytool-team samen met jouw key-users het systeem in. Na de livegang volgt een ploegensessie met het hele team en krijg je elke drie weken een update van je persoonlijke consultant.
Werkt Effytool ook voor een kantoor met meerdere vestigingen?
Ja. Elke vestiging of elk label werkt in een eigen omgeving met eigen dashboards, terwijl het management het totaaloverzicht behoudt. Dit wordt gebruikt door kantoren als Brantjes Hypotheken en De Hypotheekshop die met meerdere vestigingen werken.
Koppelt Effytool aan HDN of andere hypotheeksoftware?
Effytool koppelt aan veelgebruikte systemen in de branche, waaronder Exact, AFAS, Visma, Kolibri en Zapier. Voor specifieke koppelingen zoals HDN bespreek je de mogelijkheden tijdens het kennismakingsgesprek.
Samen aan de slag
Effytool is meer dan een tool; we zijn jouw partner in slimmer werken. Wij zorgen dat je processen soepel verlopen, zodat jij je kunt richten op het bouwen van relaties en resultaten.
Heb je behoefte aan een frisse blik van buitenaf? Vul het formulier in en we plannen snel een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan