Van lead tot gefactureerde omzet
Eén systeem voor het hele klanttraject: van intake en projectuitvoering tot urenregistratie en facturatie.
Als zakelijke dienstverlener verkoop je kennis en tijd. Maar tussen de geleverde uren en de factuur die de deur uitgaat, zit een wereld aan handmatig werk, losse systemen en gemiste momenten. Uren die niet worden bijgehouden. Meerwerk dat niet wordt vastgelegd. Facturen die te laat worden verstuurd. Effytool brengt het hele traject samen in één systeem dat is ingericht op jouw manier van werken en koppelt met de tools waar je liever geen afscheid van neemt.
sneller factureren
rapportages
implementatietijd
Dit zijn de problemen die we het vaakst horen van zakelijke dienstverleners
Uren verdwijnen tussen uitvoering en factuur
Medewerkers schrijven uren in een apart systeem, of helemaal niet. Aan het einde van de maand klopt de factuur niet met wat er daadwerkelijk is gedaan. Je mist omzet zonder te weten hoeveel.
Geen realtime inzicht in projectmarges
Hoeveel uren zitten er inmiddels in dit project? Zit het nog binnen budget? Die vraag kun je pas beantwoorden als je handmatig data bij elkaar sprokkelt uit meerdere bronnen. Tegen die tijd is het al te laat om bij te sturen.
Meerwerk wordt niet vastgelegd en dus niet gefactureerd
De klant vraagt iets extra's. De medewerker doet het, want de relatie is goed. Maar niemand legt het vast. Drie maanden later weet niemand meer dat het is gebeurd, laat staan dat het gefactureerd is.
Taken en opvolging liggen bij de medewerker, niet in het systeem
Wie doet wat? Wanneer moet het af? Als een collega ziek is of vakantie heeft, moet je rondvragen om te weten waar een klanttraject staat. De kennis zit in hoofden, niet in een systeem.
Wat is Effytool voor de zakelijke dienstverleners?
Effytool is alles-in-één bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners die grip willen houden op klanttrajecten, projectmarges en gefactureerde omzet. Van het eerste gesprek tot de laatste factuur: alles in één systeem, ingericht op de manier waarop jouw organisatie werkt. Niet jij past je aan de software aan. De software past zich aan jouw bedrijf aan.
Of je nu een adviesbureau bent, een projectmanagementorganisatie, een IT-dienstverlener of een marketing- of communicatiebureau: Effytool wordt stap voor stap gebouwd op jouw werkwijze. Elk klanttraject, elke fase, elke automatische actie die daarbij hoort. Taken die automatisch worden aangemaakt bij projectstart. Uren die rechtstreeks doorstromen naar de factuur. Meerwerk dat in het systeem wordt vastgelegd voordat het vergeten wordt.
Hoe Effytool jouw dienstverlening ondersteunt
Software voor dienstverleners die alle stappen van je proces in één flow borgt.
Urenregistratie met live timer
Medewerkers registreren uren direct op project en taak, met een live timer of achteraf. Tarieven zijn instelbaar per medewerker. De uren stromen automatisch door naar het projectoverzicht en de factuur.
- Live timer koppelt automatisch aan het actieve project
- Tarieven per medewerker instelbaar, ook met ingangsdatums
- Uren als gefactureerd markeren direct vanuit het urenoverzicht
- Of koppel met je bestaande urenregistratietool
Projectmanagement van intake tot oplevering
Elk klanttraject heeft een eigen projectdossier met taken, deadlines, verantwoordelijken en alle bijbehorende communicatie. Taken worden bij projectstart automatisch klaargezet voor de juiste medewerker.
- Automatisch taken aanmaken bij projectstart
- Overzicht per medewerker: eigen werkvoorraad in één scherm
- Bij uitval eenvoudig taken overnemen zonder informatieverlies
Projectfacturatie zonder handmatig werk
Facturen worden direct aangemaakt vanuit het project: op basis van geschreven uren, vaste afspraken of meerwerk. Eén of meerdere facturen tegelijk, zonder losse handelingen in een apart systeem.
- Meerwerk direct vastleggen en klaarzetten voor facturatie
- Abonnementen periodiek factureren vanuit het project
- Projectgegevens automatisch op de factuur
Realtime inzicht in marges en omzetprognose
Meer dan 300 standaard rapportages. Zie per project, per medewerker en per klant wat de geschreven uren zijn, wat de verwachte marge is en wanneer de omzet verwacht wordt. Bijsturen voor het te laat is.
- Realtime projectmarge op basis van geschreven vs. geoffreerde uren
- Omzetprognose op basis van geplande diensten en deadlines
- Doorlooptijd en declarabiliteit per medewerker inzichtelijk
Marketing automation voor klantbehoud
Stuur automatisch een update na een mijlpaal, een check-in halverwege een project of een opvolgbericht na oplevering. Zo blijf je zichtbaar tussen contactmomenten door, zonder dat een medewerker er iets voor hoeft te doen.
- Automatische communicatie gekoppeld aan projectstatus
- Campagnes op bestaande klanten voor vervolgprojecten
- Te koppelen aan je marketing automation systeem
HRM en capaciteitsplanning
Verlof, ziekteverzuim en contracten in hetzelfde systeem als je projecten. Zo zie je altijd hoeveel capaciteit er beschikbaar is en kun je nieuwe opdrachten realistisch inplannen zonder overvragen.
- Verlofregistratie direct zichtbaar in projectplanning
- Capaciteitsoverzicht per team, afdeling of medewerker
- Contractbeheer, functioneringsgesprekken en onboarding in één systeem
Sander Schepers, directeur vb&t Projectmanagement
Van offerte tot factuur, zonder lek in de omzet
Elke zakelijke dienstverlener kent het probleem: er wordt meer gedaan dan gefactureerd. Uren die in de drukte niet worden bijgehouden. Meerwerk dat netjes wordt uitgevoerd maar nergens wordt vastgelegd. Effytool sluit dat lek.
Stap 1: de lead
Een potentiële klant neemt contact op via de website, een verwijzing of LinkedIn. Effytool legt het contact direct vast als lead in de sales pipeline. De verantwoordelijke medewerker krijgt automatisch een opvolgtaak: wanneer bellen, wat bespreken, wat is de volgende stap. Is er na drie dagen nog geen reactie van de lead? Dan stuurt Effytool automatisch een herinnering. Geen lead verdwijnt meer in een mailbox of de agenda van een drukke collega.
Stap 2: de opdracht
Klant tekent de offerte. Effytool maakt automatisch een project aan met alle afgesproken taken, deadlines en verantwoordelijken. De juiste medewerkers zien de opdracht direct in hun eigen werkvoorraad.
Stap 3: de uitvoering
Medewerkers schrijven uren direct op het project, via de live timer of achteraf. De projectmarge is realtime zichtbaar. Dreigt het budget overschreden te worden, dan verschijnt er een signaal.
Stap 4: het meerwerk
De klant vraagt iets extra's. De medewerker legt het direct vast in het project als meerwerk, met de bijbehorende uren en afgesproken tarief. Het staat klaargezet voor facturatie. Niets verdwijnt in de mailbox.
Stap 5: de facturatie
Aan het einde van de maand worden alle goedgekeurde uren en het meerwerk automatisch klaargezet als factuurregels. Eén klik en de factuur gaat de deur uit. Geen handmatig urenbriefje, geen vergeten posten.
Stap 6: de oplevering en het vervolg
Project afgerond? Effytool legt de opleverdatum vast voor nacalculatie. Automatisch stuurt het systeem een tevredenheidscheck naar de klant. En drie maanden later een signaal voor een volgend gesprek. Zo wordt één opdracht het begin van een langdurige klantrelatie.
Effytool vs. tools die dienstverleners al kennen
Simplicate, Teamleader en Gripp
Simplicate, Teamleader en Gripp zijn goede tools voor bureaus en dienstverleners. Ze combineren CRM, projectmanagement, urenregistratie en facturatie in één systeem. Maar je werkt in hun processen, niet in de jouwe. Je past je werkwijze aan de software aan, en er blijft altijd een lijst met dingen die net niet helemaal werken zoals jij het wilt.
Timechimp, Harvest, Toggl Track
Timechimp, Harvest en Toggl Track zijn sterk in urenregistratie, maar ze borgen niet de rest van je proces. Daarom kun je Effytool gemakkelijk koppelen aan je favoriete urenregistratietool, of de ingebouwde urenregistratietool gebruiken.
AFAS en Exact
AFAS en Exact zijn krachtige systemen voor financiële administratie en HRM. Maar ze zijn gebouwd voor grotere organisaties en vereisen een lange implementatie. Voor het dagelijkse projectwerk en de klantrelatie heb je alsnog aparte tools nodig.
Asana, Harvest of Monday.com
Losse tools zoals Asana, Harvest of Monday.com zijn goed in wat ze doen, maar staan los van je CRM, je facturatie en je HRM. Je blijft schakelen tussen systemen en data loopt altijd achter.
Effytool
Effytool wordt gebouwd om jouw werkwijze heen. Niet jij past je aan de software aan, de software past zich aan jouw organisatie aan. Elk proces, elke automatische actie en elke koppeling wordt ingericht op de manier waarop jij werkt. In 3 tot 4 weken live, met een team dat blijft meedenken.
Bij ons krijg je een naam, geen nummer
Effytool is al meer dan 10 jaar een Nederlands bedrijf. Geen internationaal supportloket, geen chatbot als eerste aanspreekpunt. Een consultant die je processen doorgrond voordat er ook maar iets wordt gebouwd. Developers die het systeem inrichten op maat van jouw bedrijf. En een vaste contactpersoon die na livegang beschikbaar blijft.
Werkt naast de tools die je al gebruikt
Effytool is niet nog een extra systeem dat je erbij krijgt. Het is de verbindende laag die alles wat je al gebruikt beter laat samenwerken. Geen dubbele invoer, geen losse exports.
Specifieke koppelingen bespreken we tijdens het kennismakingsgesprek.
Een adviesbureau of dienstverlener is ook gewoon een bedrijf. Met medewerkers, verlofaanvragen, marketingcampagnes en facturen. Effytool is niet alleen ingericht op je klanttrajecten. Het is het systeem waarin je je hele bedrijf belegt.
HRM
Verlof, ziekteverzuim, contracten en functioneringsgesprekken. Alles rondom je medewerkers op één plek.
Facturatie
Facturen die automatisch klaargezet worden zodra een dossier de juiste status bereikt. Tot 85% sneller dan handmatig.
Rapportages
Meer dan 300 standaard rapportages over omzet, conversie, doorlooptijden en bezetting. Realtime, zonder extra handelingen.
Marketing
E-mailcampagnes, opvolgsequenties en klantsegmentatie, direct gekoppeld aan je dossiers en klantdata.
Projectmanagement
Taken, deadlines en verantwoordelijkheden per project of dossier. Niets blijft liggen, niemand hoeft te vragen hoe het ervoor staat.
Sales
Van eerste lead tot gewonnen opdracht. Overzicht over je commerciële kansen, per adviseur en per product.
We geloven niet in lange implementatietrajecten. Daarom gaan we zo snel mogelijk live met de basis, en breiden we vanuit daar uit met functionaliteiten en processen.
Veelgestelde vragen
Hoe helpt Effytool bij het beheren van klantopdrachten?
Alle opdrachten staan overzichtelijk in Effytool, met de status, verantwoordelijke en volgende stap. Zo heb je grip van intake tot afronding.
Kunnen we uren en werkzaamheden automatisch factureren?
Ja. Uren en werkzaamheden worden automatisch gekoppeld aan de juiste klant en project. Facturen staan daardoor sneller en foutloos klaar.
Hoe bewaak ik deadlines en voortgang van projecten?
Met realtime planningen en dashboards zie je direct waar je staat. Effytool waarschuwt bij dreigende vertraging, zodat je tijdig kunt bijsturen.
Kunnen we klantcommunicatie en documenten centraal opslaan?
Zeker. Alle mails, documenten en notities kun je opslaan in het klantdossier. Zo heeft iedereen dezelfde actuele informatie.
Biedt Effytool inzicht in rendement per klant of project?
Ja. Met rapportages zie je direct welke klanten of projecten winstgevend zijn. Je kunt eenvoudig vergelijken tussen periodes of teams.
Hoe helpt Effytool om samenwerking tussen teams te verbeteren?
Omdat iedereen in hetzelfde systeem werkt, is meteen duidelijk wie wat oppakt. Taken, communicatie en voortgang zijn voor alle betrokkenen zichtbaar.
Werkt Effytool ook voor bedrijven met meerdere vestigingen?
Ja. Je kunt per vestiging of afdeling werken, met eigen dashboards én een totaaloverzicht. Zo houd je grip op het geheel én de details.
👉 Lees meer over Effytool voor franchise- en ketenorganisaties
Kunnen we koppelen met bestaande tools zoals boekhouding of CRM?
Ja. Effytool sluit aan op de systemen die je al gebruikt, zoals Exact of AFAS. Zo voorkom je dubbele invoer en heb je één centrale plek voor overzicht.
Samen aan de slag
Effytool is meer dan een tool; we zijn jouw partner in slimmer werken. Wij zorgen dat je processen soepel verlopen, zodat jij je kunt richten op het bouwen van relaties en resultaten.
Heb je behoefte aan een frisse blik van buitenaf? Vul het formulier in en we plannen snel een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan