Smart Documenten biedt een efficiënte oplossing voor het vastleggen van diverse bestandstypen binnen de organisatie. Alle documenten zijn toegankelijk voor gebruikers, met de optie om toelichtingen toe te voegen. Slimme categorisering en keywords zorgen voor eenvoudig terugvinden en linken. Beheer rechten om te bepalen wie documenten kan plaatsen, voor een veilige en georganiseerde omgeving.
Met Smart Documenten kunnen moeiteloos verschillende bestandstypen worden vastgelegd en beheerd. Van spreadsheets tot PDF’s, alle documenten zijn altijd beschikbaar voor alle gebruikers binnen de organisatie. Geen gedoe meer met verspreide bestanden; alles is netjes georganiseerd en direct toegankelijk.
Dankzij slimme rechteninstellingen is het mogelijk om te bepalen wie er bestanden kan toevoegen, zodat de integriteit en veiligheid van het documentbeheer gewaarborgd zijn.
Organiseer smartdocumenten efficiënt met specifieke categorieën en gerichte keywords. Zo worden documenten eenvoudig gekoppeld en teruggevonden, waardoor Smart Documenten een dynamisch en interactief onderdeel van het organisatieplatform wordt.
Het is eenvoudig om toelichtingen toe te voegen aan bestanden, zodat iedereen binnen het team de context en het belang van elk document begrijpt.
Een Smart Document in Effytool is een document dat al goed is van zichzelf. Denk aan de handleiding van de printer. De algemene consumentenvoorwaarden of een presentatie die is gehouden en waarvan een PDF document is gemaakt. Maar denk hierbij ook aan logo´s van de organisatie om die op een centrale plek op te slaan.
Bespaar tijd met de razendsnelle zoekfuncties van Effytool, waarmee smart documenten in slechts enkele seconden kunnen worden gevonden.
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.
