Effytool houdt ons bij de les
Lamberink
Met 80 medewerkers, 14 vestigingen en 5 uiteenlopende disciplines is Lamberink een veelzijdige en tegelijk complexe organisatie, op zoek naar eenheid en structuur.
‘Wat begon als een basisplatform om onze bedrijfsvoering efficiënter te maken, is nu een overkoepelend hulpmiddel dat we ook extern inzetten, bijvoorbeeld bij de inrichting en aankleding van een nieuwbouwproject. En we gaan verder: ook bij het proces van aankoop, verkoop en transport werken we binnenkort met Effytool.’
Interview met Harry Lamberink
De uitdaging
- Structuur aanbrengen in een complexe organisatie
- Meer eenheid en betere communicatie
- Overzicht creëren zonder medewerkers te controleren
Lamberink zocht een systeem om de organisatie bijeen te houden. ‘We houden ons met woningmakelaardij bestaande bouw bezig, maar ook met nieuwbouw, bedrijfsmakelaardij, hypotheken en verzekeringen. Met zoveel disciplines heb je te maken met verschillende werkwijzen, compliance regels, doelgroepen en markten om te bedienen. We zochten een systeem om alles bijeen te houden en zoveel mogelijk uniformiteit te waarborgen.’ Lamberink, nieuwsgierig naar het systeem dat hij kende uit de makelaardij, was zodanig onder de indruk na een presentatie dat werd besloten met Effytool te gaan werken.
Het bedrijf had een roerige periode achter de rug. ‘We zijn de afgelopen jaren snel gegroeid. Dan is het zaak dat er geen eilandjes ontstaan. Je wilt graag zien dat elke medewerker zich betrokken voelt bij het gehele bedrijf en zich volop inzet om klanten door te verwijzen naar collega’s van andere disciplines. Bijvoorbeeld van nieuwbouw naar makelaardij bestaande bouw en hypotheekadvies, of van bedrijfsmakelaardij naar nieuwbouw in verband met transformatie of (her)ontwikkelingskansen. Goede volgsystemen kunnen daarbij helpen.’
De oplossing
- Het dashboard als verzamelpunt voor alle informatie
- Ook externe partijen met het systeem laten werken
- Gegevens uit de tools sturingsmiddel voor het management
Na een periode van uitbreidingen en groei is bij Lamberink de interne organisatie inmiddels afgestemd op die groei. En nu is er ruimte om ook de automatisering verder in te richten en de puntjes op de ï te zetten. De systemen waar al mee werd gewerkt (Realworks voor de makelaardij, Elements voor hypotheken/verzekeringen en Accountview voor financiële administratie) blijven in gebruik: ‘Effytool vormt de schil over die bestaande systemen heen, zodat het management snel en inzichtelijk informatie krijgt over de processen binnen ons bedrijf.’
Eerst werd bij Lamberink het basisdashboard geïmplementeerd: medewerkers krijgen dit meteen te zien wanneer ze opstarten. Lamberink: ‘Het is de plek die je niet kunt overslaan als je het laatste nieuws wilt lezen. We zijn gestopt met nieuwsberichten rondsturen; als je nu op de hoogte wilt zijn van nieuwtjes en ontwikkelingen binnen ons bedrijf, dan weet je waar je moet kijken. Dit moest groeien natuurlijk, het moet tussen de oren gaan zitten bij mensen.’
Vervolgens werden de tools voor facturatie, leads en cross-sell ingevoerd, wat direct resultaat opleverde. ‘Dit systeem houdt ons bij de les: we hebben beter en sneller inzicht in onze processen en kunnen met minder fte toe.’ Omdat medewerkers de courtagefacturen direct in Effytool boeken en de makelaar ze controleert, is er tijdswinst behaald bij de fiattering.
Daarnaast is intern meer synergie ontstaan nu leads gemonitord kunnen worden: ‘Je verwijst nu gemakkelijk door naar een andere afdeling. Geen mailtjes of gele briefjes meer, maar alles overzichtelijk in het systeem. De collega die de lead ontvangt pakt het snel op, want iedereen kan zien hoe lang je iets laat liggen!
Doordat we ze toegang hebben gegeven tot ons systeem, is ook de samenwerking met externe partijen vereenvoudigd. Zoals met onze partners op het gebied van nieuwbouw, de samenwerking die we binnenkort aangaan voor verduurzaming van bestaande woningen en wanneer leads worden doorverwezen voor Woongereed-producten. Wij zien Effytool als de plek waar alle commerciële en administratieve processen worden vastgelegd.’
Er vindt nu een pilot plaats op een van de vestigingen: na deze proefperiode werken alle kantoren voortaan ook met de tools die Effytool biedt voor aankoop, verkoop en transport. De begeleiding van Effytool noemt Lamberink super: ‘De adviseurs zijn tot op detailniveau op de hoogte en kunnen als geen ander zaken uitleggen. Er is oprechte interesse in onze organisatie. Dit is een systeem waar ik vertrouwen in heb, geleverd door een topteam.’
Resultaten
- Meer inzicht in een complexe organisatie
- Tijdsbesparing bij facturatie en cross-sell
- Meer synergie tussen verschillende disciplines
- Gemakkelijker samenwerken met externe partijen
Samen aan de slag
Effytool is meer dan software: we zijn jouw partner in slimmer werken. Wij zorgen dat je processen soepel verlopen, zodat jij je kunt richten op het bouwen van relaties en resultaten.
Heb je behoefte aan een frisse blik van buitenaf? Vul het formulier in en we plannen snel een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan