Alles gekoppeld door Effytool
Santvoort Makelaars
De makelaars en taxateurs van Van Santvoort hebben net de implementatie van Effytool achter de rug. Die verliep snel en de gevolgen waren meteen duidelijk: tijdsbesparing op alle fronten, meer inzicht in gegevens en een verbeterde samenwerking tussen de bedrijfsonderdelen Van Santvoort Makelaars, Lemon Suites (verhuur en beheer) en Intersant (hypotheken).
‘‘We wilden meer uit onze leads halen en ze beter monitoren. Door Effytool hebben we nu overzicht en meer structuur. En het hele facturatieproces ging op de schop, wat medewerkers ruimte geeft voor andere taken. We zijn nog aan het pionieren, maar gaan hier graag mee verder en ontdekken nog elke dag nieuwe mogelijkheden!”
De uitdaging
- Professioneler doorverwijzen
- Efficiënter factureren
- Bedrijfsonderdelen samenbrengen
Op zich verliepen de administratieve processen niet slecht bij Van Santvoort, maar het bedrijf wilde een professionaliseringsslag maken. ‘Van een lead die via Whatsapp werd doorgestuurd en een koopakte waarmee via e-mail de factuur werd geagendeerd wilden we overstappen naar een snel, efficiënt en gemakkelijk systeem’, vertelt Ansems. ‘En we zagen de toegevoegde waarde van een platform om collega’s met elkaar te verbinden.
Als je allemaal op kantoor bent krijg je vanzelf mee wie er verhuisd is of een baby krijgt. In coronatijd is dat een stuk lastiger. Onze makelaars spreken elkaar veel, maar met de collega’s van de verhuur- en beheertak is er soms minder contact. En we groeien als bedrijf, dus het is belangrijk dat we elkaar allemaal kennen en weten te vinden.’
De oplossing
- Nieuws en info op het dashboard
- Facturatie per bedrijfsonderdeel, koppeling met Exact
- Leads monitoren met Effytool
Om de collega’s voor te bereiden op het werken met Effytool maakte het implementatieteam een rondje langs alle kantoren. ‘Het is bij zo’n verandering belangrijk dat je iedereen goed informeert’, aldus Ansems, ‘wij hebben mensen bijvoorbeeld een paar dagen laten testdraaien en vragen laten stellen in een online bijeenkomst. We zien dat collega’s enthousiast zijn en veel zin hebben om hiermee aan de slag te gaan.’
Door te factureren en leads te monitoren in Effytool bespaart Van Santvoort niet alleen een hoop tijd, maar krijgt de verantwoordelijke collega ook de kans om meer controllertaken op zich te nemen. ‘Er gaat minder tijd zitten in het factureren, waardoor we meer met onze data kunnen doen. We hebben het facturatieproces verspreid over de kantoren: elk bedrijfsonderdeel factureert nu zelf. Het boeken verloopt makkelijker, we voorkomen onnodig e-mailverkeer, gaan uit van een kleinere foutmarge en hebben meer tijd voor monitoring.
Effytool geeft ons meer inzicht: wat zit er in de pijplijn, welke medewerker doet wat en welke kosten zijn gemaakt? Is er ergens teveel gefactureerd, gedeclareerd of weggegeven? Ook als medewerker kun je zelf zien aan welke klant je bijvoorbeeld korting hebt gegeven. We hebben nu veel meer gedetailleerde informatie.’
Een mooi effect van het dashboard is de samenwerking tussen bedrijfsonderdelen. ‘Wie zijn we als club, wat gebeurt er allemaal in ons bedrijf? Je wilt dat je mensen op de hoogte zijn. We plaatsen actief interne nieuwsberichten en zien dat het dashboard collega’s bijeenbrengt. Je komt er nu snel achter waar iemand zit in het bedrijf en wat zijn rol precies inhoudt. Eigenlijk is ‘koppelen’ de kortste samenvatting van wat Effytool doet: we koppelen dankzij hun systeem niet alleen een hoop programma’s en processen, maar ook onze mensen aan elkaar.’
Voor de komende tijd staat er nog genoeg op de planning: Van Santvoort heeft hoge verwachtingen van de leadmodule, het management gaat de rapportagetool gebruiken en er wordt nog gewerkt aan nieuwe koppelingen. ‘We ontdekken nu steeds nieuwe opties’, vertelt Ansems, ‘van het samenstellen van een te koop bordenlijst tot het aanmaken van documenten. Voorlopig is er dus nog een hoop om ons in te verdiepen.’
De samenwerking met het team van Effytool verloopt naar volle tevredenheid. ‘De adviseurs zijn erg betrokken, gepassioneerd, goed bereikbaar en reageren snel. Het hele traject verloopt snel, omdat zaken over en weer direct worden opgepakt. We hebben een implementatie gerealiseerd die medewerkers echt enthousiast maakte voor deze nieuwe manier van werken. De samenwerking met Effytool is simpelweg fantastisch.’
Resultaten
- Meer doen met beschikbare data
- Overzicht en structuur in administratieve processen
- Meer synergie tussen bedrijfsonderdelen
- Goede managementinformatie
Samen aan de slag
Effytool is meer dan software: we zijn jouw partner in slimmer werken. Wij zorgen dat je processen soepel verlopen, zodat jij je kunt richten op het bouwen van relaties en resultaten.
Heb je behoefte aan een frisse blik van buitenaf? Vul het formulier in en we plannen snel een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan