Bij Effytool stuur je mee
De partners van Kolpa van der Hoek Makelaars en Taxateurs zochten een manier om medewerkers met elkaar te verbinden en dat vonden ze in Effytool. Maar dat niet alleen: medewerkers van Kolpa van der Hoek konden ook meedenken aan de taxatie module.
‘Effytool belooft je niet alleen dat je mee kunt sturen, dat is echt zo. We hebben onze eigen kennis kunnen inbrengen bij de ontwikkeling van de tools die we voortaan zelf gebruiken. Zo sluiten ze naadloos aan op de praktijk.’
Martijn de Bruijn
Managing Partner Kolpa van der Hoek, register makelaar en taxateur.
De uitdaging
- Administratie moderniseren
- Vestigingen met elkaar verbinden na fusie
- Een platform creëren met HR- en intranetkenmerken
Kolpa van der Hoek is een combinatie van twee bedrijven. De Bruijn: ‘Na de fusie zochten we naar een manier om alle vestigingen met elkaar te verbinden. Vanuit ons eigen netwerk kwamen we op het spoor van Effytool, dat ons hielp om intern meer synergie te creëren.
Daarnaast konden we aan de slag met automatisering en innovatie: we hebben bijvoorbeeld in regio Rijnmond een grote taxatieafdeling, waarvoor we de workflows hebben gestroomlijnd.
De oplossing
- Facturatieproces gedigitaliseerd
- Opstarten met en nieuws delen via platform
- Taxatiemodule helpen inrichten
Om te beginnen werd het facturatieproces gemoderniseerd en gekoppeld aan systemen als RealWorks en Exact Online. ‘Wij zagen meteen effect. Voorheen maakte iedereen een ander type nota aan en gingen we aan de slag met diverse Word-bestanden, printen en doorsturen. Nu kost het minder tijd en leveren we een hogere kwaliteit: een nota gaat door minder handen, je crediteert met één druk op de knop, er is conformiteit qua huisstijl en de foutmarge is kleiner.’
Toen het factureren was aangepakt ging het platform meer leven: medewerkers krijgen Effytool nu meteen op hun scherm. De Bruijn: ‘We zijn gestopt met het mailen van nieuwtjes en gingen meedenken in de ontwikkeling van de taxatiemodule. Het platform werd steeds meer gedragen binnen de organisatie. Mis je nieuws, dan weet je waar je moet kijken. Ga je een tool gebruiken, dan start je op dezelfde plek. Ik wil voorkomen dat je ‘s ochtends binnenkomt en op vier verschillende plekken moet inloggen.’
Vanwege het verschil tussen een taxatie voor particulier en commercieel vastgoed mochten wij ook onze inbreng toevoegen inzage de taxatiemodule. Wij willen hier direct mee start zodra het functioneel is. ‘Het is erg handig om geautomatiseerd een offerte te kunnen opmaken, digitaal te laten ondertekenen en de opdracht tot taxatie als een officieel document bij het taxatierapport te kunnen voegen. En voor de acquisitie creëert deze tool overzicht: hoeveel onder handen werk hebben we? Voor welke taxateur staan hoeveel offertes uit? Hoever zijn we in het proces?
De adviseurs van Effytool zijn niet alleen goed in ICT, maar weten ook hoe de makelaardij werkt. Zo’n ervaringsdeskundige heb je nodig; die spreekt dezelfde taal. Het werkt ook snel omdat je meteen met de eindverantwoordelijke aan tafel zit. Zo kreeg ik een keer tijdens een brainstorm te horen: als jij het nodig hebt gaan we het ontwikkelen, want dan hebben anderen het ook nodig. Zo is het precies. Wij zijn nog niet groot genoeg om zelf iets te ontwikkelen, dus het is prettig om samen met Effytool precies datgene te kunnen realiseren waar onze organisatie behoefte aan heeft.’
Om de implementatie van het platform goed te laten verlopen helpt het om als het ware een ‘Effytool-ambassadeur’ binnen je organisatie te hebben: ‘Als aanjager van het implementatieproject was de adviseur van Effytool erg bevlogen’, vertelt De Bruijn, ‘en die hebben we gekoppeld aan onze collega’s die het voordeel van Effytool inzien en de inrichting van tools wilden perfectioneren.
Wij zien nu steeds meer mogelijkheden. Zo gaan we leads intern en extern monitoren, zodat we ook daadwerkelijk zien of de leads die onze marketingafdeling onder meer via social media genereert goed worden opgevolgd. We gebruiken de rapportagetool op managementniveau. We kunnen performance weergeven en vervolgens besluiten of we expertise moeten uitwisselen. Voor de fusie waren er bijvoorbeeld verschillen wanneer omzet werd geboekt, nu zitten we allemaal op één lijn.’
Resultaten
- Minder tijd kwijt, meer kwaliteit bij administratie
- Taxatieproces commercieel vastgoed ingericht
- Duidelijkheid en structuur: iedereen op één lijn
- Alle informatie en documentatie op één centrale plek
Delen met netwerk
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.