Genereer facturen direct vanuit het project en verminder extra handelingen voor een efficiëntere workflow. Zo is er realtime inzicht in welke diensten al gefactureerd zijn en welke omzet nog verwacht wordt.

Elke processtap kan naadloos worden gekoppeld aan een marketing automation systeem. Hierdoor kunnen relaties automatisch worden doorgezet naar het marketingplatform, wat de mogelijkheid biedt om gerichte en gepersonaliseerde e-mails te versturen. Dit maximaliseert de kansen voor klantbetrokkenheid en verhoogt de effectiviteit van marketingcampagnes door relevante en tijdige communicatie.

Voor elke status in het proces wordt een uitvoerder aangewezen die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de stap. Key-users kunnen deze verantwoordelijke indien nodig aanpassen, waardoor organisaties flexibel kunnen inspelen op veranderingen in teamstructuren of verantwoordelijkheden. Dit waarborgt de continuïteit en efficiëntie van het projectbeheer.

Het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)-proces is speciaal ontworpen voor het monitoren van de statussen van de MJOP opdrachten binnen het bedrijf. Het proces en de vastlegging dragen bij aan het behouden van overzicht en het bijhouden van belangrijke deadlines voor besluitvormingsdata en opleverdata van je MJOP’s. 

Iedere gebruiker beschikt over een persoonlijke pagina genaamd ‘Mijn projecten’. De pagina ‘Mijn projecten’ biedt een helder beeld van alle projecten waar jij één of meerdere rollen in speelt. Hierdoor zie je niet alleen bij welke projecten je projectverantwoordelijke bent, maar ook welke andere rollen je nog vervuld in een project. 

Projecten waarbij een abonnement is afgesloten om jaarlijks een Meerjaren Onderhoudsplan op te stellen kunnen eenvoudig en snel worden opgezocht via uitgebreide rapportagemogelijkheden.

Het projectenoverzicht biedt een helder beeld van alle projecten waarvoor je toegangsrechten hebt. Dankzij de uitgebreide filter- en sorteeropties kun je eenvoudig relevante informatie ophalen over lopende projecten, waardoor je efficiënt kunt beheren en snel inzicht krijgt in de voortgang.

Maak gebruik van uitgebreide data voor het opstellen van rapportages en analytics dashboards. Verkrijg waardevolle inzichten en verbeter je besluitvorming met gedetailleerde rapportages.

Haal eenvoudig de juiste aantallen en conversies naar voren en vergelijk periodes met elkaar om tot duidelijke inzichten te komen. 

Verhoog de efficiëntie en winstgevendheid van projecten met onze projectspecifieke urenregistratie. Medewerkers kunnen moeiteloos uren toewijzen aan specifieke projecten en taken, wat resulteert in een helder inzicht in tijdsbesteding en voortgang. Hierdoor wordt het mogelijk om de interne kostprijs nauwkeurig te berekenen en projecten binnen budget en op tijd af te ronden.

Houd de werkvoorraad overzichtelijk en up-to-date met onze innovatieve uitstelfunctie. Deze functie zorgt ervoor dat alleen urgente projecten in je bolletjesoverzicht verschijnen, terwijl minder dringende taken verborgen blijven tot ze relevant worden. Verhoog je productiviteit en focus met gemak!

Het is mogelijk om binnen het project gegevens gerelateerd aan de offerte vast te leggen, zoals de opmaakdatum, de datum waarop de order verkregen is, en het bijbehorende offertebestand.

Met Effytool’s statusoverzicht op het dashboard houd je eenvoudig de voortgang van alle MJOP’s in de gaten. Dit overzicht voorkomt dat opdrachten worden vergeten en zorgt ervoor dat deze niet uit het oog raken. Daarnaast kunnen projecten eenvoudig worden uitgesteld, zodat alleen relevante en lopende opdrachten zichtbaar zijn, wat helpt om de focus op actuele werkvoorraad te behouden.

Het proces biedt ondersteuning aan de organisatie bij het bewaken van belangrijke deadlines voor besluitvorming en de oplevering van Meerjaren Onderhoudsplannen (MJOP’s), gebruikmakend van de ingevoerde informatie.

In het projectformulier kunnen uitgebreid gegevens worden vastgelegd die relevant zijn voor het MJOP proces, zoals de datum van afspraken, een inventarisatieformulier, foto’s en andere bestanden. De beschikbare velden kunnen per organisatie worden aangepast, wat resulteert in een op maat gemaakt projectformulier.

Het proces van Effytool biedt een uitgebreide route met statussen voor elke stap van acquisitie tot en met nazorg, inclusief automatisch opgestelde e-mails, optie voor digitaal ondertekenen offerte, opvragen documenten, interne beoordelingen etc. 

Houd projecten moeiteloos op koers met de realtime statusvoortgang functie. Krijg direct inzicht in de huidige status van het project, inclusief datum en tijdstip van elke uitgevoerde stap. Zie in één oogopslag wie verantwoordelijk is voor elke taak en wie de huidige status beheert. Dit bevordert transparantie en zorgt voor tijdige oplevering en efficiënte samenwerking.

Bied de opdrachtgever de mogelijkheid om de offerte digitaal te ondertekenen, direct vanuit het project. Dit versnelt het proces en verhoogt het gemak voor alle betrokkenen.

Automatisch verzonden e-mails worden getoond via het tabblad ‘Contacthistorie’. Dit zorgt voor een georganiseerde en efficiënte workflow.

Effytool’s abonnementenmodule stroomlijnt projectfacturatie door terugkerende maandelijkse of kwartaalfacturen efficiënt te beheren. Het biedt eenvoudige vastlegging van prijsaanpassingen en begin- en einddata, waardoor het beheer van projectgebonden abonnementen overzichtelijk en flexibel wordt. 

Voor het uitvoeren van Meerjaren Onderhoudsplannen die jaarlijks terugkomen is deze functie ideaal voor het bijhouden van de facturatie.

Key-users kunnen tekstsjablonen opslaan voor de open velden binnen het formulier. Deze sjablonen kunnen vervolgens door de medewerkers worden gebruikt en aangepast voor een efficiënte en consistente werkwijze.

Effytool biedt uitgebreide mogelijkheden voor volledig dossierbeheer, waardoor gebruikers alle relevante informatie op één centrale plek kunnen vastleggen en beheren. 

Deze functie ondersteunt professionals bij het efficiënt organiseren en bijhouden van de statusvoortgang, contactmomenten, notities en documenten.

Elk formulier biedt de mogelijkheid contacten en notities vast te leggen, zodat collega’s snel op de hoogte zijn van de laatste projectontwikkelingen.

Het uitgebreide proces biedt de mogelijkheid automatisch de offerte te generen en versturen. Opmaak en inhoud van de offerte kan volledig worden afgestemd op de wensen van de organisatie. 

Optimaliseer dan de workflow met ons beknopte proces: slechts zes heldere stappen leiden de MJOP van voorbereiding tot en met de facturatie, waardoor het projectbeheer effectiever en efficiënter wordt.

De Effymethode van Effytool bied volledige controle over alle lopende projecten en acquisities. Met uitgebreide functionaliteiten binnen één platform krijg je een compleet overzicht, waardoor strategische beslissingen beter onderbouwd en uitgevoerd kunnen worden en de conversie kan worden verbetert.

Via onze verscheidene API-relatie koppelingen haal je eenvoudig relatiegegevens op in Effytool. Waardoor een project snel en eenvoudig kan worden aangemaakt met minimale handelingen.

Pas taken en producten aan zodat ze aansluiten bij wat het proces en de organisatie nodig hebben. Monitor de voortgang en wijs taken toe aan de geschikte medewerkers. Voorzie elke taak of product van een begin- en einddatum en beslis of een product gefactureerd moet worden of enkel als uit te voeren taak geldt.