Proces ondertekening vanuit project

Op het moment dat je met het project de status ‘ondertekenen’ bereikt hebt, zijn er 3 manieren om deze te ondertekenen. Ondertekening kan eenvoudig via het proces, analoog of via de hulptool digitaal ondertekenen.

Voor het digitaal ondertekenen via de nieuwe processen, zoals aankoop, zijn enkele stappen nodig waardoor je ten alle tijden de ondertekening via het project kunt volgen.

Vinkje voor aangepast document

Om het document klaar te maken voor digitale ondertekening is het van belang dat het vinkje aanstaat om het document geschikt te maken voor digitaal ondertekenen. Door dit vinkje wordt er extra tekst opgenomen in de OTD met betrekking tot de digitale ondertekening en wordt er zorg voor gedragen dat de handtekeningen op de juiste plaats komen in het document. 

Processtappen

In het proces ga je nu verder met de optie ‘Digitaal aanbieden’ om aan te geven dat je het document digitaal gaat laten ondertekenen.

Er wordt nu een opdracht gegenereerd die je kunt terugvinden onder het tabblad ‘Documenten’

Selecteer het document dat je wilt aanbieden ter digitale ondertekening en klik op de knop ‘Digitale ondertekening maken’ om de ondertekening klaar te zetten in de hulptool.

Het document staat nu klaar in de hulptool digitaal ondertekenen. De status en tevens link naar de ondertekening staat nu achter het document bij het project. 

De status is te volgen via het documentenoverzicht. 

In het proces geef je aan dat de digitale ondertekening is gemaakt om het proces in de juiste status te zetten.

Is het document door alle partijen getekend of wil je de ondertekening annuleren om het bestand opnieuw aan te bieden, dan geef je dit aan via het proces om verder te gaan. 

Wordt de ondertekening geannuleerd, geef je een reden en kun je de ondertekening opnieuw aanmaken of het project annuleren.