Deelbedrijven verbonden dankzij Effytool
Voor vb&t is Effytool niks nieuws: vb&t Makelaars werkt al jaren naar tevredenheid met het organisatieplatform op maat. Nu sluiten ook andere deelbedrijven van de vb&t Groep aan, wat de synergie binnen de groep verder vergroot.
‘Door Effytool vragen we ons steeds af: doen we dit zo omdat we het altijd zo hebben gedaan of is er een betere manier? We worden gestimuleerd om slimmer en efficiënter te werken en we realiseren kruisbestuiving.’
Sander Scheepers –
Directeur vb&t Projectmanagement B.V.
De uitdaging
- Sneller factureren met kleinere foutmarge
- Meer inzicht en controle bij urenregistratie
- Informatie gemakkelijk intern delen
Na vb&t Makelaars stappen nu ook vb&t Projectmanagement, vb&t Brandveiligheid en Advies en vb&t VvE Diensten over naar Effytool. Sander Scheepers, directeur vb&t Projectmanagement: ‘Als nieuwe directie stelden we ons ten doel om ten eerste de facturatie aan te pakken: Excell-bestanden en pdf’jes maken, scannen en printen is niet meer van deze tijd.
Daarnaast maken we voortaan projecten aan binnen Effytool en verloopt onze urenregistratie via het platform. 60% van ons bedrijf werkt nu met Effytool, waardoor deze nieuwe manier van werken steeds interessanter en meer gedragen wordt.’
De oplossing
- Facturatieproces professionaliseren
- Rendement per project inzichtelijk door automatisering
- Informatie geclusterd, processen deelbedrijven op elkaar afgestemd
vb&t Groep heeft acht deelbedrijven, waarvan de bedrijfsprocessen veel overeenkomsten vertonen. ‘Dankzij Effytool kunnen we de meest complexe processen en werkzaamheden stroomlijnen’, aldus Scheepers. ‘Naarmate het aantal Effytool-gebruikers binnen onze organisatie groeit, hebben we steeds meer profijt van elkaars werk. Elke afdeling heeft een hoofdgebruiker en die wisselen maandelijks ervaringen uit.
Zo leer je van elkaar en blijf je elkaar uitdagen. Bij VvE diensten hadden ze bijvoorbeeld een apart product -het maken van rapportages, waarna een certificaat wordt vrijgegeven-, maar dat proces lijkt qua processtappen op de verkoop van een huis. Ondanks dat het compleet verschillende producten zijn, zijn de processtappen vergelijkbaar. Wanneer je die processtappen vast hebt gelegd, hoef je niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden.’ De onderlinge samenwerking is vergemakkelijkt: ‘Als je van elkaar weet wie waar op de koffie gaat, biedt dat mogelijkheden voor commercie.’
De professionalisering van het facturatieproces is exemplarisch voor wat Effytool vb&t Projectmanagement oplevert: ‘Eerst hadden we tien verschillende dingen op een factuur staan en als er ook maar eentje fout was moest de factuur terug. Nu vermelden we alleen nog het opdrachtnummer. Je crediteert eenvoudig en vindt alles sneller terug in Effytool, bijvoorbeeld bij een steekproef door de accountant.
We investeren er nu tijd in, zodat we op termijn wekelijks tijd overhouden. Voor het aanmaken van een project geldt hetzelfde: je start niet persé sneller op, maar bent tijdens het project geen tijd meer kwijt aan al dat zoekwerk. Wie was ook alweer de contactpersoon, wat is de opdrachtsom, waar is de opdrachtbon? Soms is er een mail, soms een offerte, soms een ondertekende bon… Ik kan nu een opdracht aan een project hangen, met bijvoorbeeld de aantekening erbij dat ik zonder formele opdrachtbevestiging al bezig ben. Wanneer onze directieassistente afwezig is, kan haar collega van Brandveiligheid het werk zo overnemen omdat op één plek alle concrete afspraken bijeen staan.’
Ook voor de urenregistratie wordt Effytool ingezet: een wereld van verschil met een boekhoudsysteem. Scheepers: ‘Je kunt natuurlijk kiezen voor een doorontwikkelde tool die al tig jaar bestaat, maar voor ons is het hun maatwerk en betrokkenheid wat Effytool tekent. Als gebruiker kun je elk onderdeel zo inrichten als je zelf wilt. Wat vind je belangrijk? Wij hebben nu meer inzicht in onze omzet en die van de andere deelbedrijven.
Bij Projectmanagement zijn onze uren ons product. We werken met fixed prices, maar kunnen ook gemaakte uren 1 op 1 doorberekenen. Is ons rendement beter in de ontwikkelfase of juist in de uitvoering? Het is heel nuttig om te kunnen zien welk onderdeel je het best verkoopt en of je bijvoorbeeld de acquisitie in een bepaalde sector het jaar erop terugziet in je omzet. Je krijgt meer inzicht in en controle over je product.’
Resultaten
- Tijdsbesparing bij administratie
- Complexe processen gestroomlijnd
- Meer inzicht en controle
- Synergie tussen deelbedrijven
Delen met netwerk
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.