Effytool als katalysator voor betrokkenheid
Brantjes Makelaars had vier jaar geleden zo’n 30 medewerkers en maakte een flinke groei door, waarop de directie wilde anticiperen met automatisering.
‘We hadden onze workflows al onder de loep genomen, maar wilden verdere stappen zetten. Inmiddels hebben we 40 medewerkers en zijn er vestigingen bijgekomen. En Effytool heeft ons veel meer gebracht dan alleen structuur!’
Frits Perton – Directeur Brantjes Makelaars
De uitdaging
- Structuur aanbrengen in een groeiend bedrijf
- Automatisering van processen verdiepen
- Meer inzicht in tijdsbesting per medewerker
’Toen we er een vestiging bij kregen, groeide de behoefte aan structuur. Voor mij was de belangrijkste vraag: wat doet iedereen eigenlijk?’. Er werd een lijst gemaakt van de meest voorkomende activiteiten van een makelaar om inzicht te krijgen in de dagbesteding van medewerkers.
Veel processen bleken verder verfijnd te kunnen worden. ‘Als je met automatisering bezig bent, komen er vanzelf meer vragen. Zo was ik benieuwd naar het aantal bezichtigingen, maar daarbij hoort ook waar je je op dat moment in het proces bevindt, welke stukken al verstuurd zijn en wat verder gedigitaliseerd kan worden. Hierbij besloten we de hulp van Effytool in te roepen.’
De oplossing
- Medewerkers vragen om het systeem te verbeteren
- Ownership creëren
- Meer inzicht in tijdsbesting per medewerker
‘Als je wilt weten hoeveel omzet een makelaar draait, ga je als leidinggevende vaak het gesprek aan over het aantal waardebepalingen. Maar hoe iemand zijn werk beleeft is persoonlijk: de ene medewerker ervaart stress van een hoeveelheid werkzaamheden die een ander fluitend in een halve week verzet.’ Nu gebruiken de leidinggevenden bij Brantjes de gegevens uit Effytool als sturingsmiddel.
‘Vestigingsleiders die voor het eerst de lange lijsten zagen die je uit dit systeem kunt halen riepen verbaasd uit: gaan we Amerikaans doen? En medewerkers voelden zich gecontroleerd, terwijl we altijd een platte organisatie met zelfredzame mensen zijn geweest. Nu ziet iedereen hoe het in de praktijk werkt: Effytool is geen middel om mee te slaan, maar om mee te coachen. In een functioneringsgesprek kunnen we voortaan zeggen: dit heeft het kantoor gedaan en dit heb jij gedaan, hoe kunnen we dat veranderen?
Het werken met Effytool vergroot je eigen bewustzijn: hoe werk ik zelf en hoe werken mijn collega’s? Dat is voor iedereen nuttig.’
Naast de focus op talentontwikkeling wordt Effytool ingezet om de werkprocessen te stroomlijnen.
‘Alle vernieuwing is lastig, dus het kost ook moeite om dit een vast onderdeel te maken van de werkdag, maar inmiddels gebruikt iedereen het dashboard. We zetten elke dag stappen. Daarbij is de praktijk leidend: hoe kunnen we bepaalde handelingen nog verder automatiseren? Moeten er meer templates komen?
Moet het proces anders worden ingericht? Medewerkers die nog niet overtuigd zijn, vraag ik om met suggesties te komen om het systeem beter te maken. Daardoor is hun betrokkenheid gegroeid: inmiddels dient geregeld iemand een verlanglijstje voor Effytool in. Gezamenlijk optrekken is ook de enige manier om dit aan te pakken; als zo’n verandering alleen een directiebesluit is, krijg je niemand mee.’
Achteraf gezien was de omvangrijke facturatietool misschien niet het meest logische onderdeel om het eerst aan te pakken, omdat het langer duurt voordat medewerkers resultaat zien. Neem dan de opdracht tot dienstverlening, die voortaan digitaal wordt verwerkt: ‘Onze makelaars kunnen deze vernieuwing meteen toepassen: de iPad gaat mee naar de klant, die ter plekke het formulier kan ondertekenen.
Met dit soort quick wins steeg het aanzien van Effytool intern natuurlijk direct.’ Een van de grootste obstakels bij procesoptimalisatie was het gebrek aan ownership: medewerkers die niet op deze verandering zaten te wachten, trokken ook niks naar zich toe. ‘Toen zijn we naar persoonlijkheden gaan kijken en hebben we tegen mensen gezegd: jij bent hier vast goed in.’ Perton benadrukt het belang van ‘Effytool-ambassadeurs’: ‘Effytool bouwt iets, maar je moet de implementatie intern begeleiden. Uiteindelijk bespaart het systeem je een hoop tijd, mits je er als ondernemer eerst in investeert. Daarom heb ik zelf veel tijd gestoken in het creëren van draagvlak.’
‘De samenwerking met het team van Effytool ervaart Brantjes als prettig en persoonlijk. ‘Er wordt ècht geluisterd en ècht gekeken. Sinds kort houden we ook kwartaaloverleg met Effytool om terug te blikken en nieuwe plannen te smeden. Dit stukje maatwerk maakt hen bijzonder.’
Resultaten
- Gestroomlijnde processen
- Ontwikkeling van talent
- Groter bewustzijn over manier van werken
- Medewerkers zijn betrokken en proactief
Delen met netwerk
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.