Van handmatige facturatie naar controle over 35 kantoren
Vivantus is een organisatie met 35 kantoren verspreid door het hele land. Onder de groep vallen bekende merken zoals Hoekstra & van Eck, Hendriks Makelaars, Beumer, Brockhoff makelaars,Thijssen, Schuitema, PDK, Van Dorsten en enkele hypotheekshops. Met zoveel locaties, merken en applicaties is overzicht essentieel.
Even terug in de tijd
Effytool is 8 jaar geleden gestart door de kansen die werden gespot bij Vivantus. De hele Effy-methode is daar ontstaan. Gerard de Gier en Rombout van Eck ontwikkelden 15 jaar geleden al een nieuwe technische omgeving om processen, rollen en systemen te combineren, versnellen en te standaardiseren. Da’s een hele mond vol, maar het was toen al ook een echte all-in-one oplossing.
Vivantus was als een broedplaats: een plek waar Effytool kon uitproberen en leren van fouten. We maakten processen efficiënter, maar zorgden er ook voor dat ze goed schaalbaar en duurzaam waren. Zo ontdekten we welke tools en methodes echt verschil maken.
Hieruit ontstond Effytool zoals het nu is: een oplossing die gebouwd is om de echte problemen van Vivantus op te lossen – en later ook die van andere bedrijven. Effytool is geen standaardtool, maar een product dat is gemaakt om het werk makkelijker en beter te maken.
Daarom werkt Vivantus inmiddels dagelijks met Effytool: nu zelfs met ruim 100 gekoppelde applicaties, waaronder de belangrijkste integraties: Visma Net Financials, PropertyToMarket (voorheen Eye Move), Kompas, Assuportal, Moving Digital, BDNL (voorheen Dat Huis).
We spreken vandaag Sonja Schilder, controller bij Vivantus. Zij gebruikt Effytool dagelijks voor regie over facturatie, betalingen, rapportages en controleprocessen.
Als controller is Sonja verantwoordelijk voor alles wat met facturen, betalingen, rapportages en Visma Net Financials te maken heeft. Samen met Tim, Eric en Judith van Databas (inmiddels samen met Consolit) werd de implementatie van Visma Net Financials geregeld, om zeker te weten dat de koppeling tussen boekhouding en makelaars goed loopt.
Handige koppelingen in Effytool
Effytool is het centrale startpunt van Sonja’s werkdag. Het staat altijd wel open. En vanuit het dashboard klikt ze door naar:
- Visma Net Financials voor boekhouding,
- Daywise voor HR-mutaties en vrije dagen,
- Het intranet, waar collega’s updates plaatsen,
- Vicky, de AI-bot die intern wordt gebruikt voor vragen en controles.
Effytool is, zoals Sonja zelf zegt, de lijm tussen alle systemen.
Rapportages: eindelijk inzicht zonder gedoe
Vivantus-makelaars moeten af en toe facturen maken zónder opdracht tot dienstverlening. Vroeger zat dat in multomappen, en nu klikken ze gemakkelijk door een helder Effytool-proces heen dat:
- hen stap voor stap begeleidt en alle data vastlegt
- automatisch koppelt richting Visma Net Financials
- en allemaal opgeslagen wordt in Effytool
“Het is heel makkelijk om iets te vergeten als een bestelling niet aan een verkoop hangt. Nu staat het automatisch bij de juiste klant in de factuurwachtrij.”
Sonja Schilder – Controller bij Vivantus
Door de hulp van Databas zijn alle financiële processen (In Visma Net Financials) rechtgetrokken van facturatie en betalingen tot goedkeuringen en rapportages. Het resultaat is geen lappendeken van systemen, maar één logisch proces van Effytool → klant → Visma Net Financials → Effytool, waardoor nooit een stap vergeten wordt of ergens in een mail verdwijnt.
Facturen maken en goedkeuren: “Het is bijna onmogelijk om fouten te maken”
Sonja maakt ook elke maand uitgebreide rapportages voor het directieteam. Denk aan:
- het verloop van opdrachten,
- de herkomst van leads per maand,
- het slagingspercentage van opdrachten,
- en de performance per kantoor.
“Er zijn veel prima CRM’s, maar die zijn niet gemaakt om te rapporteren. Effytool wél. Door de koppeling tussen Effytool met het CRM heb je in één keer een grote bak bruikbare data. Die exporteer ik super snel naar Excel“
Sonja Schilder – Controller bij Vivantus
Waarom de koppeling met PropertyToMarket zo waardevol is
Voor makelaars is de Eyemove-koppeling cruciaal. Ze werken daar in de dagelijkse operatie, voeren leads in, volgen ze op en maken daaruit de facturen.(facturen worden opgemaakt in Effytool, niet in Eyemove) Effytool zorgt dat de commerciële data netjes doorstroomt naar finance (Visma Net Financials) en rapportage.
“Wat voor makelaars én voor ons prettig is: Eyemove en Effytool praten gewoon goed met elkaar.“
Sonja Schilder – Controller bij Vivantus
Conclusie: Vivantus als voorbeeld van automatisering
Met 35 kantoren, meerdere sterke merken en veel leads, laat Vivantus zien hoe Effytool echt een centrale schakel is tussen commerciële, operationele en financiële processen. De manier waarop Sonja Effytool inzet – van facturatie tot rapportages en controle – onderstreept hoe organisaties met veel beweging kunnen profiteren van één helder platform waar alles samenkomt.
