Voor wie ze nog niet kent: Art of Living is veel meer dan een woonmagazine. Ze maken high-end magazines, bouwen aan een sterke online community, hebben een eigen interieurproductlijn én organiseren elk jaar een mega event.
En met mega bedoelen we ook echt: duizenden bezoekers, honderden standhouders en een lange lijst aan partners, leveranciers en andere stakeholders.
Allemaal met hun eigen vragen, deadlines en informatiebehoefte. En precies daar zat de uitdaging! Dus bouwden wij bij Effytool een persoonlijk proces, zodat alle medewerkers bij AoL precies weten wie wat moet doen, en wanneer. En als iemand bij AoL ziek wordt, kan het gewoon doorlopen.
Want, hoe houd je overzicht als alles tegelijk gebeurt?
Bij zo’n groot event komen er elke dag nieuwe vragen binnen:
- Bezoekers die praktische info nodig hebben
- Standhouders met logistieke vragen
- Partners die op het juiste moment aangehaakt moeten worden
- Interne teams die willen weten: wie doet wat, en wanneer?
Zonder strak proces raak je het overzicht kwijt. Losse mailtjes, Excel-lijstjes, verschillende tools… voor je het weet werkt iedereen langs elkaar heen.
Daarom koos Art of Living voor één centraal proces
Voor Art of Living hebben we met Effytool een proces ingericht waarin alle lijntjes samenkomen. Elke doelgroep heeft zijn eigen aanpak, communicatie en opvolging.
Maar wél vanuit één centrale omgeving. Dat betekent:
- Alle relaties – van bezoeker tot standhouder – overzichtelijk vastgelegd
- Automatische opvolging waar het kan
- Persoonlijk contact waar het moet
- Altijd inzicht in welke deadlines er zijn
Voor Art of Living scheelt dit richting het event enorm veel tijd. Doordat processen vastliggen en opvolging grotendeels automatisch loopt, hoeft niemand meer achter lijstjes aan of bang te zijn dat er iets blijft liggen.
Automatisering haalt de druk van de ketel op de drukste momenten. Alles is ingericht, iedereen krijgt op tijd wat nodig is en er wordt niets meer over het hoofd gezien. Precies zoals je het wilt bij een event van dit formaat.
Wat levert dat concreet op?
Geen losse systemen meer
Alle informatie op één plek: van contactgegevens tot communicatie en acties.
Gerichte communicatie per doelgroep
Iedereen krijgt de juiste info, op het juiste moment. Geen ruis, geen misverstanden.
Minder handwerk, meer controle
Automatisering neemt het repetitieve werk over, terwijl jij het overzicht houdt.
Altijd weten waar je staat
Wie heeft al gereageerd? Wat loopt er nog? Waar moet je bijsturen? Je ziet het direct.
Rust in de organisatie
Geen zoektochten meer naar informatie. Iedereen werkt vanuit dezelfde waarheid.
En verder: zo gebruiken ze Effytool nog meer
- Relaties beheren in één centraal CRM
- Communicatie structureren per doelgroep
- Taken en opvolging automatisch laten lopen
- Inzicht houden in voortgang en knelpunten
- Samenwerken zonder ruis of dubbel werk
