Digitaal ondertekenen is allang geen luxe meer – het is een must-have voor organisaties die tijd willen besparen en hun processen willen professionaliseren. Dankzij onze samenwerking met Signhost maken wij dat niet alleen mogelijk, maar voegen we er iets unieks aan toe: zicht op wat er écht gebeurt in het ondertekenproces.
Wanneer is een digitale handtekening legaal?
Een digitale handtekening is legaal als deze voldoet aan de eIDAS-verordening (EU) of de Wet elektronische handtekeningen (Nederland). Kort gezegd betekent dit dat de handtekening vooral uniek gekoppeld is aan de ondertekenaar. Het moet duidelijk zijn wie de handtekening heeft gezet. Daarnaast moet het document beschermt zijn tegen wijzigingen, het document mag niet achteraf aangepast kunnen worden zonder dat dit zichtbaar is. Last but not least: De identiteit van de ondertekenaar moet geverifieerd kunnen worden. Je moet kunnen aantonen dat de handtekening echt van de juiste persoon komt.
Oké, maar hoe regel ik zo'n legale digitale handtekening?
1. Gebruik een erkend digitaal ondertekenplatform
Kies een platform dat voldoet aan de eIDAS-vereisten, zoals Signhost. Dit zorgt ervoor dat de handtekeningen rechtsgeldig zijn en dat je een audittrail krijgt van het ondertekenproces. De functies van Signhost zitten standaard in je Effytool-abonnement.
2. Verifieer de identiteit van de ondertekenaar
Veel platforms bieden verificatie via bijvoorbeeld iDIN, eID of SMS. Dit bevestigt dat de persoon die ondertekent ook daadwerkelijk degene is die hij/zij zegt te zijn.
3. Zorg voor integriteit van het document
Ons platform zorgt ervoor dat het document na ondertekening niet aangepast kan worden. Dit gebeurt door versleuteling en een digitale hash.
4. Bewaar het ondertekende document en de audittrail
We leggen alle ondertekende documenten vast met de bijbehorende tijdstempels en loggegevens. Dit bewijs is cruciaal als later discussie ontstaat over de handtekening. In Effytool heb je realtime inzicht op of en wanneer het document geopend is en wanneer het ondertekend is.
5. Kies het juiste type handtekening
- Standaard digitale handtekening: geschikt voor interne documenten of minder formele overeenkomsten.
- Geavanceerde digitale handtekening: extra zekerheid en bewijs van identiteit.
- Gekwalificeerde digitale handtekening: volledig rechtsgeldig zoals een handgeschreven handtekening; vereist vaak certificaten van een erkende aanbieder.
Kan ik elk type document digitaal ondertekenen?
Ja, PDF’s, Word-documenten en andere gangbare bestanden kunnen digitaal worden ondertekend. Het is wel belangrijk dat het platform de veiligheid en integriteit van het document waarborgt, zoals Signhost dat doet.
Door de samenwerking tussen Effytool en Signhost hoef je niet langer te worstelen met geprinte documenten, losse portals of onduidelijke statusupdates. Vanuit één overzichtelijk dashboard zet je documenten klaar voor ondertekening en volg je het hele proces realtime. Zo weet je altijd wie een document heeft geopend, wie al heeft ondertekend en welke stappen nog openstaan. Dit geeft je team niet alleen rust, maar ook controle en grip op belangrijke processen.
Veiligheid en rechtsgeldigheid gegarandeerd
Dankzij onze samenwerking met Signhost zijn alle digitale handtekeningen volledig rechtsgeldig en veilig. Effytool integreert deze technologie naadloos, zodat je altijd voldoet aan de eIDAS-verordening en de Wet elektronische handtekeningen. De identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd en het document wordt beschermd tegen wijzigingen, waardoor je documenten juridisch waterdicht zijn.
Meer dan alleen ondertekenen: inzicht en efficiency
Wat Effytool écht uniek maakt, is het inzicht dat je krijgt in het ondertekenproces. Niet alleen zie je wie al getekend heeft, maar ook hoe vaak een document is bekeken en waar mogelijk twijfels ontstaan. Dit helpt je proactief te handelen, bijvoorbeeld door contact op te nemen met een klant voordat een deal stokt. Zo bespaar je tijd, verhoog je je efficiëntie en professionaliseer je het hele proces.
