In 2017 begon het allemaal met één duidelijke frustratie: waarom is er geen systeem dat alles samenbrengt voor makelaars, hypotheekadviseurs en vastgoedprofessionals? Na 12 jaar in de praktijk zagen we het keer op keer misgaan: losse tools, eindeloos zoeken naar informatie, geen overzicht, geen structuur. Dus besloten Gerard de Gier en Rombout van Eck: dan bouwen we het zelf. En dat werd Effytool.
“Scratch your own itch, zeggen ze: los het probleem op dat je zelf ervaart. Dat deden wij dus letterlijk. We liepen zélf in de grote bedrijven die we aanstuurden vast in versnipperde tools, onduidelijke processen en gebrek aan overzicht. Dus besloten we: dan bouwen we het gewoon zelf.” Dus we begonnen klein. Werkten vanuit huis, verhuisden meerdere keren, waaronder naar een ruimte waar illegaal yoga werd gegeven. Maar onze missie was groot en helder: alle processen, teams en tools op één plek. En altijd overzicht.
1. Alles-in-één werkt niet voor iedereen
In het begin dachten we: één pakket dat alles kan, dat is toch ideaal? Maar de praktijk bleek weerbarstiger. Elke makelaar heeft z’n eigen werkwijze, structuur en voorkeuren. De één werkt met projectteams, de ander juist met vaste klantdossiers. Daarom maken we Effytool nu modulair en instelbaar. Zo sluit het systeem aan op hoe je écht werkt — niet andersom.
2. Implementeren zonder begeleiding? Geen succes.
We koppelden systemen, leverden op… en merkten dat er vervolgens weinig veranderde. Want een systeem alleen is niet genoeg. Medewerkers moeten snappen waarom er iets verandert, en hoe ze ermee kunnen werken. Nu starten we elke implementatie met begeleiding, training en een duidelijke uitleg. Pas als mensen er vertrouwen in hebben, gaan ze het gebruiken.
3. Slimmer werken moet je leren
Veel bedrijven kijken nog naar ‘hoeveel mensen hebben we nodig om dit werk te doen?’ Wij draaien dat om: hoe kun je met dezelfde mensen méér bereiken? Slimmer werken betekent processen automatiseren, minder dubbel werk, en je tijd besteden aan de juiste dingen. Dat vraagt soms wat overtuiging — maar het resultaat spreekt voor zich.
4. Te veel functies tegelijk = keuzestress
In ons enthousiasme bouwden we in het begin álles tegelijk: van CRM en planning tot e-mailflows en facturatie. Klanten wisten soms niet waar te beginnen. Nu focussen we per klant op de functies die op dat moment nodig zijn. Stap voor stap richting een volledige Effytool-inrichting. Dat zorgt voor overzicht én een hogere adoptie.
5. Tech in vastgoed? Gaat trager dan gedacht
We dachten: “iedereen wil digitaliseren.” Maar verandering blijkt spannend. Zeker in een branche die draait op vertrouwen, relaties en routine. Onze les: je kunt wel willen versnellen, maar als je klanten niet meeneemt in dat tempo, raak je ze kwijt. We nemen nu meer tijd voor uitleg, voorbeelden en succesverhalen uit hun eigen branche.
6. Luisteren is geen nice-to-have, maar noodzaak
We hadden een goed idee en een sterke visie — maar luisterden te weinig naar gebruikers. Inmiddels staat feedback centraal in alles wat we doen. We testen nieuwe features eerst met klanten, en verwerken suggesties direct in onze roadmap. Zo bouwen we niet alleen een tool, maar een community die meedenkt.
7. Focus werkt
We wilden álle branches helpen. Maar hoe breder je focus, hoe vager je verhaal. Sinds we ons richten op vastgoed en automotive, merken we dat alles beter werkt: de marketing is duidelijker, de implementaties gaan sneller, en klanten herkennen zich direct in onze voorbeelden. Focus zorgt voor diepgang en resultaat.
8. Gebruiksvriendelijkheid is net zo belangrijk als techniek
We waren trots op onze backend: stabiel, snel, goed doordacht. Maar gebruikers willen vooral één ding: “snap ik het meteen?” Daarom besteden we nu evenveel aandacht aan ontwerp, navigatie en gebruiksgemak. Want alleen als het makkelijk werkt, wordt het ook echt gebruikt.
We zijn trots op hoe ver we zijn gekomen. Niet ondanks de fouten, maar dankzij de fouten. Vandaag de dag is Effytool veel méérr dan software. Het is een methode: de EffyMethode. Van lead tot factuur, met standaardprocessen, realtime inzicht en automatisering waar het kan. Dat maakt groei schaalbaar, zonder dat je extra mensen nodig hebt.
Proost, op de volgende 8 jaar Effytool!
Veel makelaars vullen hun CRM niet goed in. Zonde, want je mist overzicht, kansen én onderbouwing richting directie. Zo pak je het slim aan.
Hoe kun je je werkdag slimmer indelen, zonder harder te werken? In dit blog delen we 4 praktische, wetenschappelijk onderbouwde productiviteitstips die écht werken – van de juiste muziek op kantoor tot minder switchtasken, slimme automatisering en korte beweegmomenten. Dit zijn kleine aanpassingen met grote impact op focus, flexibiliteit en werkplezier.
Effytool bestaat 8 jaar. Dit zijn de 8 grootste lessen die we leerden als softwarebedrijf voor makelaars en vastgoed. Van misstappen tot slimme keuzes.
