Effytool laat alles soepeler lopen
Begin 2022 zijn de makelaars en taxateurs van Nienaber gestart met Effytool. Ze schakelen Effytool in om efficiënter om te kunnen gaan met hun omzet, facturatie, verlof en declaraties. Ook voor de modules voor verkoop en rapportage, die binnenkort in gebruik worden genomen, zijn de verwachtingen hooggespannen.
‘Via social media ontdekten we Effytool. Een verzameling oplossingen om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen, dat maakte ons meteen nieuwsgierig. Wat zou die voor verbeteringen teweeg kunnen brengen bij ons? Het antwoord is eenvoudig. Met Effytool hebben we een hoop aanpassingen gedaan die op zich klein lijken, maar er samen voor zorgen dat de hele organisatie een stuk soepeler loopt.’
Wieke IJzermans
Kandidaat-Register Makelaar Taxateur, Nienaber Makelaars
De uitdaging
- Facturatieproces optimaliseren
- Overzicht over verlof en declaraties
- Meer inzicht in verkoopfacturen
De directie wenste meer overzicht, om te beginnen vanwege het feit dat Nienaber uit meerdere BV’s bestond met elk een eigen administratiekantoor. Hoe houd je zoveel bedrijfsentiteiten verbonden met elkaar?
En iets opvragen werd al snel omslachtig, dat moest toch makkelijker kunnen? Verder is Nienaber continu bezig om processen te stroomlijnen en kantoren die wat minder innoverend zijn een inhaalslag te laten maken qua digitalisering. Hierbij blijken het advies en de praktijkervaring van Effytool heel waardevol.
De oplossing
- Minder handelingen en meer uniformiteit bij administratie
- Bezetting en overuren centraal en per medewerker bijhouden
- Pieken en stagnatie qua verkoop in beeld
In de facturatie, die elke collega op zijn eigen manier verzorgde, werd een efficiëntieslag gemaakt. ‘De Exceltool en Word zijn verleden tijd’, vertelt IJzermans, ‘door voortaan te factureren via Effytool brengen we het aantal onnodige handelingen omlaag en wordt de foutmarge kleiner.’ Alle administratieve processen worden onder de loep genomen en verder aangescherpt. Om de bezetting in de gaten te kunnen houden vindt Nienaber de verlofmodule belangrijk; Effytool ontwikkelt nu een tool op maat, waarin bijvoorbeeld overgewerkte uren worden opgevoerd.
Ook bieden de praktijkregels mogelijkheden: ‘We gaan deze zeker inzetten, bijvoorbeeld bij het inwerken van nieuwe medewerkers of stagiaires. Wanneer wordt een container opgehaald, wie bel je als de copier het niet meer doet? Dit soort kleine dingen goed regelen is essentieel om je organisatie soepel te laten lopen.’
Er zijn grote verschillen tussen de verschillende Nienaber-vestigingen. ‘Elk gebied heeft zijn eigen markt’, licht IJzermans toe. ‘Weesp heeft bijvoorbeeld een jong publiek: er is veel nieuwbouw en er zijn een hoop starters op de markt. In Bussum bevindt zich een andere zoekcategorie mensen, daar is nauwelijks nieuwbouw.’ Per vestiging houdt een medewerker het gebruik van Effytool in de gaten.
De collega’s die factureren of de rapportagetool gebruiken stapten als eersten over en binnenkort zal de hele organisatie door middel van een single sign-on meteen Effytool te zien krijgen.
Via het dashboard wil Nienaber collega’s bijeen gaan brengen: ‘Op een gegeven moment wordt de organisatie zo groot dat je die intranetfunctie nodig hebt. We maken veel gebruik van Whatsapp-groepen, daarin wordt volop nieuws gedeeld, maar misschien vervangt Effytool die op den duur. Nu bevinden we ons in de fase dat we collega’s er bekend mee maken, maar als iedereen gewend is om ermee te werken kunnen we het dashboard inzetten om mensen betrokken en enthousiast te houden. En wie weet is er op een dag wel een Effytool-app waarmee we collega’s op hun mobieltje nieuwsberichten kunnen sturen of een reminder om een stuk te accorderen!’
De directie zal met name de rapportagemogelijkheden gaan benutten om te kijken hoe vestigingen en afdelingen presteren en de omzet tegen de kosten af te zetten. De verkoopmodule wordt binnenkort uitgerold; deze wil Nienaber benutten om de verkoopprocessen te monitoren. ‘Ik kan me voorstellen dat de rapportagetool ook iets moois gaat opleveren bij onze verkoop. We maken standaardkosten bij het opstarten van een verkoopproces, hierbij wil je overzicht hebben. Belasten we alles getrouw door, geven we teveel weg, is dat een bewuste keuze? Het is goed om alles in te kunnen zien. Effytool geeft ons een helikopterview.’
IJzermans is blij met het meedenkende team van Effytool: ‘De adviseurs zijn plezierig om mee samen te werken en heel accuraat. Maar wat misschien wel het belangrijkste is: ze komen direct in actie. Je hoeft niet te wachten, maar kunt meteen handelen. Samen houden we de vaart er goed in.’
Resultaten
- Minder omslachtige administratieve processen
- Overzicht en structuur in verkoopproces
- Uniformiteit voor 6 bedrijfsentiteiten
- Goede managementinformatie
Delen met netwerk
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.