Inzicht is het startpunt van jouw next level bedrijfsvoering

binoculars-inzicht

Voor makelaars én alle andere dienstverleners

In mijn vorige blog heb ik het over disruptieve ontwikkelingen in de vastgoedmarkt gehad. Over je mindset: de manier hoe je daarnaar kijkt. Ervan uitgaande dat er iets is gaan borrelen bij je. En dan? Hoe nu verder? Wat betekent dat dan precies voor mij en mijn bedrijf, die kansen van verandering? Hoe kom ik tot die ‘next level bedrijfsvoering’ waardoor ik meer tijd overhoud. Tijd voor nieuwe ontwikkelingen, voor innovatie of meer uren om te factureren. Maar vooral ook extra tijd voor mijn klanten, om veel meer die relatiemanager (‘huisarts’) te kunnen zijn.

Daarvoor heb je eerst inzicht nodig

Inzicht in hoe en waarom je de dingen doet zoals je ze doet. Hoe jullie werken en samenwerken, oftewel wie wat doet? Waar jullie pijnpunten zitten? Pijnpunten waarvan je nu misschien niet eens weet dat het pijnpunten zijn. Want geloof mij, iedere organisatie heeft ze:

zaken waar jullie nu 50 handelingen voor verrichten,

terwijl je dit terug kunt brengen naar 5

Realiseer je wat dat betekent: nog maar 5 handelingen in plaats van 50! Dat levert nogal wat op. Niet alleen qua efficiency en tijd, maar ook qua werkplezier. Hoe mooi kan het zijn.

Want natuurlijk zetten jij en je collega’s zich elke dag voor de volle 100% in. Maar dubbele handelingen, miscommunicatie, een gebrek aan structuur en goede informatie: het levert niks op en motiveert zeker niet. Daarom deel ik graag mijn kennis en ervaringen aan de hand van concrete situaties uit de praktijk van een gemiddeld makelaarskantoor.

Een dag uit het leven van de makelaar

Je begint op kantoor met een kop koffie en het checken van je mail.
Wat zie je: een reminder over een barbecue met collega’s morgen op het hoofdkantoor. Ja hoor, niet eerder gezien. Balen, nu kun je niet.
Goede informatie-uitwisseling en communicatie tussen collega’s via de mail: het werkt gewoonweg NIET. Een intranet-achtige omgeving waar iedereen altijd en overal het laatste nieuws kan vinden WEL. Een centrale plek waar je ook alle spelregels van je organisatie kunt vastleggen (bv wie waar verantwoordelijk voor is). En handige informatie zoals de wifi-code van kantoor (dat scheelt weer zoeken) of wat waren de USP´s van het bedrijf ook alweer. Ook is er ruimte voor bedrijfsmatige aspecten op dit zogenaamde organisatieplatform. Jij wilt toch ook altijd zicht hebben op het aantal leads dat is doorgezet en wat daarvan de status is? Een gestroomlijnde leadmodule biedt uitkomst. Waar het om draait is dat een gebrek aan goede informatie, een gebrek aan structuur en miscommunicatie écht niet meer kan én nodig is.

Denk na over je prioriteiten

Op naar je eerste bezichtiging. Onderweg krijg je een telefoontje over een lopende onderhandeling. Je maakt de deal rond. YES! En dan? De meeste makelaars focussen zich daarna vrijwel direct op het (laten) opmaken van de koopakte. Maar is dat wel slim? Natuurlijk moet je daar geen dagen overheen laten gaan, maar ga nu eerst eens actief aan de slag met alle geïnteresseerden die nog om dat pand heen lopen. Benader die kijkers, wie weet heb je een ander pand in je portefeuille of in de pen, kun je een zoekopdracht afsluiten of deze mensen op een andere manier aan je binden. In de CRM-systemen kan veel worden

bijgehouden. Doe dat dan ook. Natuurlijk deel je ook intern dat het betreffende pand verkocht is. Maak daar een feestmoment van, dat zorgt weer voor dat ‘winnaarsgevoel’.

‘Waar leg je je prioriteit?’: dat is wat bovenstaand voorbeeld duidelijk maakt. Denk daar wat vaker over na.

Werk met digitale klantdossiers

Op de terugweg krijg je een volgend belletje. Het is de verkoper van pand X, die graag wil weten hoe de bezichtigingen van vorige week zijn gegaan. ‘Bedankt voor de update, maar wel jammer dat je niet even eerder hebt gebeld of gemaild’, was de afsluiter. Geen positieve klantbeleving en totaal overbodig, want de meeste CRM-systemen hebben digitale klantdossiers. Een perfect middel om klanten vrijwel direct even kort te informeren. Zij kunnen zelf de voortgang bekijken (trouwens niet alleen over bezichtigingen, maar over het hele verkoopproces), waardoor hun eerste nieuwsgierigheid gestild is. Daarna nog even persoonlijk contact opnemen is natuurlijk helemaal perfect, want een huis verkopen is voor de meeste mensen een spannende gebeurtenis. Hoe fijn is het dan dat je als klant altijd goed en snel geïnformeerd wordt door je makelaar (en dat is meestal precies wat daarna van mond-tot-mond gaat). Werk jij al met digitale dossiers? TOP! Zo niet, ga er mee aan de slag, want het levert jou en je klanten veel op.

Maak de volgende stap: denk vanuit de relatie

Herken je dit soort zaken ook in jouw organisatie? Zijn jullie al goed bezig op dit vlak? Mooi. Dan is het tijd om de volgende stap te maken. Dat is om veel meer met jullie relaties aan de gang gaan. Niet meer denken vanuit de panden, maar denken vanuit de relatie. Daar je organisatie en manier van werken op inrichten, dat is wat succesvolle high-end kantoren doen. Zijn jullie nog niet zover? Geen punt, want de inhaalslag is goed en snel te maken. Echt.

Dé ideale In Verkoopname

Even terug naar de werkdag van de makelaar. Je vertrekt naar je laatste afspraak: een In Verkoopname. Hoe goed voorbereid ben je? Wat vertel je en laat je zien? Werk je (nog) met een fysieke verkoopmap met daarin informatie over jullie organisatie, manier van werken, de verkoopstrategie, voorbeelden van jullie verkooptools en last but not least de kosten? Hoe dan ook: de klant wil na dit prettige gesprek gelijk met je in zee en de verkoop zo snel mogelijk opstarten. Wat blijkt: je hebt geen opdracht tot dienstverlening bij je. Een gemiste kans, want in plaats van ter plekke de OTD digitaal invullen, laten ondertekenen en met 1 druk op de knop naar je kersverse opdrachtgever mailen, moeten er nu veel meer handelingen worden verricht met het risico dat de klant toch nog even die collega makelaar afwacht. Dit voorkom je met een gestroomlijnd ‘In Verkoopname proces’.

Breng je processen in kaart

Ja ja, daar is hij dan. Het toverwoord: processen. Een veelgehoord woord. De kip met de gouden eieren, dat is het zeker niet. Maar zoals eerder gezegd: meer inzicht leidt tot minder vragen en meer rendement. Inzicht in je processen is het startpunt om je bedrijfsvoering goed in te richten. Daarom is het slim om de starten met het in kaart brengen van je processen. Daar kunnen wij bij helpen. Jouw organisatie, mensen en werkwijze zijn daarbij altijd het uitgangspunt. Van sales tot HR, van leads tot vacatures, van declaraties tot facturen. Al die processen kunnen wij verbeteren, maar het is net waar de behoeften en prioriteiten liggen.

Processtraten inrichten

De volgende stap is het inrichten en vastleggen van je processtraten. Processtraten??……hoor ik je denken. Dat zijn optimaal ingerichte processen met daarin alle stappen, handelingen, rollen, mensen, data en documenten die nodig zijn om alles van begin tot eind soepel en efficiënt te laten verlopen. Maar daarmee ben je er niet, want vervolgens moet dit ook in de praktijk worden gebracht in jouw organisatie. Door jouw mensen. Hoe implementeer je dit in jouw organisatie? Hoe zorg je ervoor dat iedereen weet wat hij of zij moet doen? En iedereen deze ideale werkwijze ook zo uitvoert? Ook bij meerdere vestigingen en bij collega’s die komen en gaan? Hoe kun je dit (op managementniveau) monitoren en hierop (blijven) sturen en dit verder optimaliseren?

Met je persoonlijke dashboard

Een organisatieplatform met een gebruiksvriendelijk dashboard in jouw eigen look & feel, waarin deze ideale werkwijze stap voor stap wordt geïntegreerd. Een praktische IT-oplossing die gelijk inzetbaar is en direct tijdwinst oplevert. Waar iedereen in de organisatie profijt van heeft en mee kan werken. Altijd en overal. Slim, snel en makkelijk. Dat organisatieplatform heet EffyTOOL.

De essentie van mijn verhaal

……is dat de elementen managementinfo, klantbeleving en tijdwinst centraal moeten staan in alles wat je doet. Dat is waarmee je je dienstverlening kunt optimaliseren. Slimme automatisering is daar een belangrijk onderdeel van, maar wat daaraan voorafgaat: inzicht in jouw manier van werken, dat is waar ‘the magic happens’. Dit hoeft niet gelijk met al je bedrijfsprocessen. Doe het stap voor stap, dan is het behapbaar.

Een concrete opdracht aan jou

Start eens door met een open (doch kritische) blik jullie In Verkoopname onder de loep te nemen. Neem van de week eens de tijd om (samen met 1 of meerdere collega’s) de stappen in dat proces te doorlopen. Of nog beter: zet ze eens kort op papier. Dan deel ik binnenkort ter vergelijk onze ‘Processtraat In Verkoopname’ met je. Eens kijken hoeveel handelingen jullie uitvoeren, hoe goed jullie het al doen……en waar jullie pijnpunten zitten ;-).

Durf jij de uitdaging aan?

Vast wel, want je bent niet voor niets makelaar (of een andere dienstverlener). Neem gerust contact op, een kop koffie drinken kan geen kwaad.

Dit bericht delen:

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter

Terug naar het overzicht

Hallo en welkom bij Effytool!

Mijn naam is Jan Werkman, leuk je te ontmoeten! 

Spelen de volgende vragen ook een rol in jouw organisatie?

  • Hoe beperken we het aantal onnodige handelingen?
  • Hoe maken we meer tijd vrij voor de klant? 
  • Hoe zorgen we voor een hogere conversie van lead naar klant?

Het antwoord op dit soort vraagstukken is Effytool. 

Meer weten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang een gratis whitepaper over de huidige bedreigingen en kansen in de makelaardij.